1. Was ist das beschleunigte Fachkräfteverfahren?
Das beschleunigte Fachkräfteverfahren ist ein im Fachkräfteeinwanderungsgesetz (in Kraft seit dem 1. März 2020) eingeführtes Verfahren, das die Einreise qualifizierter Arbeitskräfte aus Drittstaaten nach Deutschland deutlich beschleunigt. Die Rechtsgrundlage findet sich in § 81a des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG).
Der Kern des Verfahrens: Die zuständige Ausländerbehörde übernimmt eine Lotsenfunktion. Sie koordiniert alle beteiligten Behörden — die Anerkennungsstelle für ausländische Berufsabschlüsse, die Bundesagentur für Arbeit und die Auslandsvertretung — und sorgt dafür, dass die Prüfschritte parallel statt nacheinander ablaufen.
Im regulären Verfahren muss der Arbeitgeber jeden Schritt selbst koordinieren: Berufsanerkennung beantragen, auf das Ergebnis warten, dann die BA-Zustimmung einholen, dann den Visumsantrag stellen und auf einen Botschaftstermin warten. Das dauert in der Praxis häufig 6 bis 12 Monate oder länger.
Im beschleunigten Verfahren gibt es dagegen verbindliche Fristen: Die Berufsanerkennung muss binnen 2 Monaten beschieden werden, der Botschaftstermin wird innerhalb von 3 Wochen vergeben, und die Visumsentscheidung erfolgt innerhalb weiterer 3 Wochen. So kann der gesamte Prozess in 3 bis 4 Monaten abgeschlossen werden.
Gut zu wissen: Das beschleunigte Fachkräfteverfahren steht nicht nur für Fachkräfte im engeren Sinne zur Verfügung, sondern auch für Auszubildende, IT-Fachkräfte ohne formalen Abschluss (bei nachgewiesener Berufserfahrung) und Teilnehmer an der Anerkennungspartnerschaft.
2. Normales vs. beschleunigtes Verfahren im Vergleich
Die folgende Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede zwischen dem regulären Visumverfahren und dem beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG:
| Kriterium | Reguläres Verfahren | Beschleunigtes Verfahren |
|---|---|---|
| Gesamtdauer | 6 – 12+ Monate | 3 – 4 Monate |
| Koordination | Arbeitgeber selbst | Ausländerbehörde (Lotsenfunktion) |
| Berufsanerkennung | Keine Frist (oft 3 – 6 Monate) | Max. 2 Monate (beschleunigt) |
| BA-Zustimmung | Im Visumsverfahren (nachgelagert) | Vorabzustimmung (vorab koordiniert) |
| Botschaftstermin | Keine garantierte Frist (oft Monate Wartezeit) | Innerhalb von 3 Wochen |
| Visumsentscheidung | Keine garantierte Frist | Innerhalb von 3 Wochen |
| Kosten (Ausländerbehörde) | Keine | 411 € |
| Ablaufschritte | Sequenziell (nacheinander) | Parallel (gleichzeitig koordiniert) |
Fazit: Das beschleunigte Fachkräfteverfahren kostet 411 € Verwaltungsgebühr, spart dafür aber 3 bis 9 Monate Zeit. Für Arbeitgeber mit dringendem Personalbedarf ist es fast immer die bessere Wahl.
3. Wer kann das beschleunigte Fachkräfteverfahren nutzen?
Das beschleunigte Fachkräfteverfahren steht grundsätzlich allen Arbeitgebern offen, die eine Fachkraft aus einem Drittstaat (außerhalb der EU/EWR und der Schweiz) einstellen möchten. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber eine Vereinbarung mit der zuständigen Ausländerbehörde schließt.
Das Verfahren kann für folgende Personengruppen genutzt werden:
- Fachkräfte mit anerkannter Berufsausbildung (§ 18a AufenthG)
- Fachkräfte mit akademischer Ausbildung (§ 18b AufenthG)
- Auszubildende für eine betriebliche Berufsausbildung in Deutschland
- IT-Fachkräfte ohne formalen Abschluss, aber mit nachgewiesener Berufserfahrung (§ 19c Abs. 2 AufenthG i.V.m. § 6 BeschV)
- Teilnehmer an der Anerkennungspartnerschaft (§ 16d Abs. 3 AufenthG, neu seit 2024)
Nicht genutzt werden kann das beschleunigte Fachkräfteverfahren für Beschäftigungen, die keine qualifizierte Berufsausbildung voraussetzen — etwa für Helfer- oder Anlerntätigkeiten. Für diese Fälle kommen andere Wege in Betracht, etwa die Westbalkanregelung.
4. Der Ablauf Schritt für Schritt
Das beschleunigte Fachkräfteverfahren folgt einem klar definierten Ablauf mit verbindlichen Fristen. Nachfolgend die 7 Schritte im Detail:
Vereinbarung mit der Ausländerbehörde
Der Arbeitgeber schließt eine schriftliche Vereinbarung mit der zuständigen Ausländerbehörde (oder der zentralen Ausländerbehörde des jeweiligen Bundeslandes). In dieser Vereinbarung werden die Pflichten beider Seiten festgelegt: Der Arbeitgeber verpflichtet sich, alle Unterlagen fristgerecht einzureichen, und die Ausländerbehörde verpflichtet sich, das Verfahren zu koordinieren.
Ausländerbehörde koordiniert die Prüfungen
Die Ausländerbehörde leitet die notwendigen Prüfschritte ein und koordiniert die beteiligten Stellen. Drei Prüfungen laufen parallel ab: (1) die Berufsanerkennung durch die zuständige Anerkennungsstelle, (2) die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit zu den Beschäftigungsbedingungen und (3) die aufenthaltsrechtliche Prüfung durch die Ausländerbehörde selbst.
Beschleunigte Berufsanerkennung
Im Rahmen des beschleunigten Verfahrens ist die Anerkennungsstelle verpflichtet, innerhalb von 2 Monaten über die Anerkennung des ausländischen Berufsabschlusses zu entscheiden. Im regulären Verfahren gibt es keine solche Frist — die Bearbeitung dauert häufig 3 bis 6 Monate, in Einzelfällen sogar länger.
BA-Zustimmung / Vorabzustimmung
Die Bundesagentur für Arbeit prüft parallel die Beschäftigungsbedingungen: Stimmt das Gehalt mit tariflichen oder ortsüblichen Bedingungen überein? Entspricht die Arbeitszeit den gesetzlichen Vorgaben? Die Vorabzustimmung ist ein zentraler Baustein dieses Schritts. PAKA kann diesen Teil des Verfahrens vollständig für Sie übernehmen.
Vorabzustimmung zum Visum
Wenn alle Prüfungen positiv abgeschlossen sind — die Berufsanerkennung erteilt, die BA zugestimmt und die aufenthaltsrechtlichen Voraussetzungen geprüft sind — erteilt die Ausländerbehörde eine Vorabzustimmung zum Visum. Diese wird elektronisch an die zuständige deutsche Auslandsvertretung (Botschaft/Konsulat) im Heimatland der Fachkraft übermittelt.
Botschaftstermin innerhalb von 3 Wochen
Die Fachkraft erhält einen Termin bei der deutschen Auslandsvertretung innerhalb von 3 Wochen nach Übermittlung der Vorabzustimmung. Dies ist einer der größten Vorteile des beschleunigten Verfahrens: Im regulären Verfahren beträgt die Wartezeit auf einen Botschaftstermin in vielen Ländern mehrere Monate.
Visumsentscheidung innerhalb von 3 Wochen
Nach dem Botschaftstermin entscheidet die Auslandsvertretung innerhalb von 3 Wochen über den Visumsantrag. Da alle Prüfungen (Anerkennung, BA-Zustimmung, Aufenthaltsrecht) bereits abgeschlossen sind, handelt es sich nur noch um eine abschließende Prüfung des Visumsantrags.
5. Rolle der Vorabzustimmung im Verfahren
Die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist ein integraler Bestandteil des beschleunigten Fachkräfteverfahrens. Während die Ausländerbehörde die Gesamtkoordination übernimmt, muss die BA parallel prüfen, ob die Beschäftigungsbedingungen den deutschen Arbeitsmarktstandards entsprechen.
Im Rahmen des beschleunigten Verfahrens erfolgt die BA-Zustimmung als Vorabzustimmung — also bevor das eigentliche Visumsverfahren beginnt. Die erteilte Zustimmung wird als elektronische Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) gespeichert und ist für die Auslandsvertretung bei der Visumsbearbeitung abrufbar.
PAKA und das beschleunigte Fachkräfteverfahren
PAKA übernimmt den Vorabzustimmungs-Teil des beschleunigten Fachkräfteverfahrens vollständig: Dokumentenprüfung, Antragsstellung bei der BA und Status-Tracking. So können Sie sich auf die Koordination mit der Ausländerbehörde konzentrieren, während PAKA die BA-Zustimmung effizient einholt.
Mehr zur Vorabzustimmung erfahren →6. Kosten
Die Kosten für das beschleunigte Fachkräfteverfahren setzen sich aus mehreren Bestandteilen zusammen:
| Kostenposition | Betrag | Anmerkung |
|---|---|---|
| Verwaltungsgebühr Ausländerbehörde | 411 € | Für die Koordination des gesamten Verfahrens |
| Berufsanerkennung | 100 – 600 € | Variiert je nach Beruf und anerkennender Stelle |
| Visumsgebühr | 75 € | Standardgebühr für nationales Visum (Kategorie D) |
| PAKA Vorabzustimmungs-Service | ab 90 € inkl. MwSt. | Dokumentenprüfung + Antragsstellung bei der BA |
| Gesamt (ca.) | ab 676 € | Ohne Übersetzungs- und Beglaubigungskosten |
Die 411 € Verwaltungsgebühr tragen in der Praxis fast immer die Arbeitgeber. Dies ist im Vergleich zum Zeitgewinn eine lohnende Investition: Jeder Monat, den eine Stelle unbesetzt bleibt, kostet das Unternehmen ein Vielfaches dieses Betrags.
7. Zuständige Ausländerbehörden / Zentrale Stellen
Die Zuständigkeit für das beschleunigte Fachkräfteverfahren richtet sich grundsätzlich nach dem geplanten Wohn- oder Beschäftigungsort der Fachkraft in Deutschland. In vielen Bundesländern haben jedoch zentrale Ausländerbehörden oder Welcome Center die Zuständigkeit für das beschleunigte Verfahren übernommen.
Beispiele für zentrale Anlaufstellen:
- Bayern: Zentrale Stelle für Fachkräfteeinwanderung bei der Regierung von Mittelfranken (Nürnberg)
- Nordrhein-Westfalen: Zentrale Ausländerbehörden der Bezirksregierungen
- Baden-Württemberg: Welcome Center des Regierungspräsidiums
- Berlin: Landesamt für Einwanderung (LEA)
- Hamburg: Hamburg Welcome Center
Hinweis: Die Organisation variiert stark nach Bundesland. Informieren Sie sich bei der Ausländerbehörde vor Ort oder nutzen Sie das Portal Make it in Germany der Bundesregierung für aktuelle Zuständigkeitsinformationen.
8. Sonderfall: Ausbildung
Das beschleunigte Fachkräfteverfahren kann auch für die Einreise zum Zweck einer betrieblichen Berufsausbildung genutzt werden. Hierbei gelten einige Besonderheiten:
- Keine Berufsanerkennung erforderlich: Da die Ausbildung erst in Deutschland stattfindet, entfällt der Schritt der Berufsanerkennung. Das verkürzt das Verfahren zusätzlich.
- Ausbildungsvertrag statt Arbeitsvertrag: Statt eines Arbeitsvertrags wird der Ausbildungsvertrag eingereicht, der bei der zuständigen Kammer (IHK oder HWK) eingetragen sein muss.
- BA-Zustimmung erforderlich: Die Bundesagentur für Arbeit muss auch bei Ausbildungsverhältnissen zustimmen. Die Vorabzustimmung kann über PAKA beantragt werden.
- Sprachkenntnisse: Für die Einreise zur Ausbildung werden in der Regel Deutschkenntnisse auf Niveau B1 erwartet, für manche Berufe genügt A2.
9. Sonderfall: Familiennachzug
Ein wesentlicher Vorteil des beschleunigten Fachkräfteverfahrens: Es kann auch die Familienangehörigen der Fachkraft einschließen. Die Ehepartnerin oder der Ehepartner und minderjährige Kinder können im gleichen beschleunigten Verfahren mitbehandelt werden.
Das bedeutet: Die Familie kann zeitgleich mit der Fachkraft einreisen, ohne ein separates, zeitaufwendiges Familiennachzugsverfahren durchlaufen zu müssen. Dies ist ein wichtiger Faktor bei der Gewinnung internationaler Fachkräfte, denn viele potenzielle Kandidaten lehnen Jobangebote ab, wenn die Familie nicht zeitnah nachkommen kann.
Praxis-Tipp: Weisen Sie Ihre Fachkraft frühzeitig darauf hin, dass der Familiennachzug im beschleunigten Verfahren mitbeantragt werden kann. Die zusätzlichen Unterlagen (Heiratsurkunde, Geburtsurkunden der Kinder, ggf. Sprachnachweis des Ehepartners) sollten frühzeitig beschafft werden.
10. Vollmacht: So beauftragen Sie einen Dritten
Das beschleunigte Fachkräfteverfahren muss vom Arbeitgeber selbst eingeleitet werden — die Vereinbarung mit der Ausländerbehörde muss vom Arbeitgeber unterzeichnet werden. Allerdings kann der Arbeitgeber einen bevollmächtigten Dritten mit der operativen Abwicklung beauftragen.
Insbesondere der Teilschritt der Vorabzustimmung (BA-Zustimmung) kann vollständig an einen Dienstleister wie PAKA übertragen werden. Dafür wird eine Vollmacht benötigt, die folgende Anforderungen erfüllen muss:
- Unterschrift des Vertretungsberechtigten: Geschäftsführer, Prokurist oder sonstige vertretungsberechtigte Person gemäß Handelsregister.
- Konkreter Umfang: Die Vollmacht muss genau benennen, welche Handlungen der Bevollmächtigte vornehmen darf (z. B. Antragstellung auf Vorabzustimmung bei der BA).
- Firmenstempel: In der Praxis wird häufig ein Firmenstempel verlangt, auch wenn dies rechtlich nicht zwingend erforderlich ist.
Bei PAKA erhalten Sie eine vorgefertigte Vollmachtsvorlage, die speziell auf die Vorabzustimmung zugeschnitten ist. Sie müssen lediglich die Unternehmensdaten eintragen, unterschreiben und hochladen.
11. Häufige Probleme und Lösungen
Ausländerbehörde reagiert nicht fristgerecht
In manchen Regionen sind Ausländerbehörden überlastet und halten die gesetzlichen Fristen nicht immer ein. In solchen Fällen kann eine schriftliche Fristsetzung helfen. Im Extremfall besteht die Möglichkeit einer Untätigkeitsklage, allerdings sollte zunächst das direkte Gespräch gesucht werden.
Berufsanerkennung wird nur teilweise erteilt
Wenn der ausländische Abschluss nicht vollständig anerkannt wird, kann eine Anpassungsqualifizierung oder Kenntnisprüfung in Deutschland erforderlich sein. In diesem Fall kommt ggf. die Anerkennungspartnerschaft als Alternative in Betracht.
BA lehnt die Vorabzustimmung ab
Häufigster Grund: Die angebotene Vergütung liegt unter dem Tarifniveau oder der ortsüblichen Vergütung. Lösung: Vertrag anpassen und erneut einreichen. PAKA prüft diesen Punkt vorab, um Ablehnungen zu vermeiden. Lesen Sie mehr im Abschnitt zu häufigen Fehlern.
Botschaftstermin nicht innerhalb von 3 Wochen vergeben
Die 3-Wochen-Frist ist gesetzlich verankert, wird aber nicht an allen Auslandsvertretungen zuverlässig eingehalten. In besonders belasteten Regionen (z. B. Indien, Türkei) kann es zu Verzögerungen kommen. Der Arbeitgeber kann die Ausländerbehörde bitten, bei der Auslandsvertretung zu intervenieren.
Unterlagen in einer anderen Sprache als Deutsch
Alle Dokumente müssen in deutscher Sprache oder mit beglaubigter Übersetzung vorgelegt werden. Stellen Sie frühzeitig sicher, dass Qualifikationsnachweise, Geburtsurkunden und andere Dokumente von einem vereidigten Übersetzer ins Deutsche übersetzt werden.
12. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was kostet das beschleunigte Fachkräfteverfahren?
Die Verwaltungsgebühr der Ausländerbehörde beträgt 411 €. Hinzu kommen Kosten für die Berufsanerkennung (100 – 600 €, je nach Beruf) und die Visumsgebühr (75 €). Bei Nutzung von PAKA für die Vorabzustimmung fallen zusätzlich ab 90 € inkl. MwSt. an.
Wie lange dauert das beschleunigte Fachkräfteverfahren insgesamt?
Im Idealfall dauert das gesamte Verfahren 3 bis 4 Monate von der Vereinbarung mit der Ausländerbehörde bis zur Visumsentscheidung. Im regulären Verfahren ohne Beschleunigung sind 6 bis 12 Monate oder mehr üblich.
Kann ich das beschleunigte Fachkräfteverfahren auch für Auszubildende nutzen?
Ja, das Verfahren steht auch für die Einreise zur betrieblichen Berufsausbildung zur Verfügung. In diesem Fall entfällt die Berufsanerkennung, was das Verfahren weiter verkürzt. Ein eingetragener Ausbildungsvertrag ist erforderlich.
Welche Ausländerbehörde ist zuständig?
Zuständig ist die Ausländerbehörde am geplanten Wohn- oder Beschäftigungsort in Deutschland. Viele Bundesländer haben zentrale Ausländerbehörden oder Welcome Center eingerichtet, die das beschleunigte Verfahren abwickeln. Zur Übersicht der Zuständigkeiten
Was ist der Unterschied zwischen dem beschleunigten Fachkräfteverfahren und dem normalen Visumverfahren?
Im beschleunigten Verfahren koordiniert die Ausländerbehörde alle Prüfschritte parallel und es gelten verbindliche Fristen: 3 Wochen für den Botschaftstermin, 3 Wochen für die Visumsentscheidung, 2 Monate für die Berufsanerkennung. Im normalen Verfahren laufen die Schritte nacheinander ab, ohne garantierte Fristen. Zum detaillierten Vergleich
Kann ein Dritter das beschleunigte Fachkräfteverfahren für mich einleiten?
Die Vereinbarung mit der Ausländerbehörde muss der Arbeitgeber selbst unterzeichnen. Die operative Abwicklung — insbesondere die Vorabzustimmung bei der BA — kann jedoch an einen bevollmächtigten Dritten wie PAKA übertragen werden. Mehr zum Thema Vollmacht