1. Warum internationale Fachkräfte?
Der Fachkräftemangel in Deutschland hat ein historisches Ausmaß erreicht. Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft (IW) fehlten im Jahr 2024 rechnerisch rund 570.000 qualifizierte Arbeitskräfte — ein Trend, der sich durch den demografischen Wandel weiter verschärft. Bis 2035 werden voraussichtlich 7 Millionen Erwerbstätige aus dem Arbeitsmarkt ausscheiden, während deutlich weniger nachrücken.
Die Konsequenzen sind bereits spürbar: Aufträge können nicht angenommen werden, Lieferzeiten verlängern sich, und das Wachstumspotenzial ganzer Branchen wird gebremst. Besonders betroffen sind das Handwerk, die Pflege, die IT-Branche, das Gastgewerbe und die Logistik.
Für viele Unternehmen ist die internationale Rekrutierung daher kein optionaler Ansatz mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit. Dennoch scheuen viele Arbeitgeber den Schritt: In einer Umfrage des DIHK gaben 83 % der befragten Unternehmen an, dass bürokratische Hürden sie von der Einstellung ausländischer Fachkräfte abhalten oder erheblich bremsen.
570.000
fehlende Fachkräfte (2024)
83 %
beklagen bürokratische Hürden
400.000
Nettozuwanderung pro Jahr nötig
Die Bundesregierung hat auf den Fachkräftemangel reagiert: Mit dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz (in Kraft seit März 2020, wesentliche Neuerungen seit Juni 2024) wurden die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Arbeitsmigration deutlich vereinfacht. Gleichzeitig wurden bestehende Programme wie die Westbalkanregelung verstetigt und neue Instrumente wie die Anerkennungspartnerschaft eingeführt.
Kernbotschaft: Die rechtlichen Hürden für die Einstellung internationaler Fachkräfte sind in den letzten Jahren deutlich gesunken. Was bleibt, ist die bürokratische Komplexität der Verfahren — genau hier setzt PAKA an.
2. Welche Wege gibt es?
Das deutsche Einwanderungsrecht bietet verschiedene Wege, um Fachkräfte aus dem Ausland einzustellen. Welcher Weg der richtige ist, hängt von der Qualifikation der Fachkraft, dem Herkunftsland und der Art der geplanten Beschäftigung ab. Nachfolgend die wichtigsten Verfahren im Überblick:
Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG)
Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz bildet die zentrale Rechtsgrundlage für die Arbeitsmigration qualifizierter Fachkräfte nach Deutschland. Es ermöglicht die Einreise und Beschäftigung von Personen mit anerkannter Berufsausbildung (§ 18a AufenthG) oder akademischer Qualifikation (§ 18b AufenthG). Seit Juni 2024 wurde das Gesetz um die sogenannte Erfahrungssäule erweitert: Fachkräfte mit mindestens zwei Jahren Berufserfahrung und einem im Herkunftsland staatlich anerkannten Abschluss können nun ebenfalls einreisen — auch ohne formale Anerkennung in Deutschland.
Für: Qualifizierte Fachkräfte mit Berufsausbildung oder Studium
Westbalkanregelung
Die Westbalkanregelung (§ 26 Abs. 2 BeschV) ermöglicht Staatsangehörigen aus sechs Westbalkanstaaten die Beschäftigung in Deutschland — unabhängig von der Qualifikation und ohne Berufsanerkennung. Das Kontingent beträgt 50.000 Zustimmungen pro Jahr. Eine Vorabzustimmung der BA ist erforderlich.
Für: Arbeitskräfte aller Qualifikationsstufen aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien, Serbien
Anerkennungspartnerschaft
Die Anerkennungspartnerschaft (§ 16d Abs. 3 AufenthG) ist ein neues Instrument seit 2024. Sie ermöglicht es Fachkräften, nach Deutschland einzureisen und zu arbeiten, während die formale Berufsanerkennung noch läuft. Arbeitgeber und Fachkraft verpflichten sich gemeinsam, die Anerkennung innerhalb einer festgelegten Frist abzuschließen. Voraussetzung sind in der Regel Deutschkenntnisse auf Niveau A2 und ein im Herkunftsland staatlich anerkannter Abschluss.
Für: Fachkräfte, deren Berufsanerkennung noch aussteht
Kontingentierte Kurzzeitbeschäftigung
Die kontingentierte Kurzzeitbeschäftigung (§ 15a BeschV) erlaubt die befristete Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen für maximal 8 Monate innerhalb von 12 Monaten — branchenübergreifend und ohne Qualifikationsanforderung. Das jährliche Kontingent beträgt 25.000 Zustimmungen. Besonders relevant für saisonale Bedarfe und Projektarbeit.
Für: Befristete Beschäftigung aller Qualifikationsstufen, max. 8 Monate
| Verfahren | Qualifikation nötig? | Anerkennung nötig? | Kontingent |
|---|---|---|---|
| FEG (§ 18a/b AufenthG) | Ja | Ja (vorab) | Unbegrenzt |
| Erfahrungssäule | Ja + 2 J. Berufserfahrung | Nein | Unbegrenzt |
| Westbalkanregelung | Nein | Nein | 50.000 / Jahr |
| Anerkennungspartnerschaft | Ja (im Herkunftsland) | Nachträglich | Unbegrenzt |
| Kurzzeitbeschäftigung | Nein | Nein | 25.000 / Jahr |
Praxis-Tipp: Die Wahl des richtigen Verfahrens ist entscheidend. Ein falsch eingeleitetes Verfahren kostet Wochen oder Monate. Bei PAKA wird das passende Verfahren automatisch identifiziert, sobald Sie die Daten Ihrer Fachkraft eingeben.
3. Die Vorabzustimmung als erster Schritt
Unabhängig davon, welchen Einwanderungsweg Sie wählen: In fast allen Fällen benötigen Sie eine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit (BA) zur Beschäftigung. Die BA prüft dabei, ob die Beschäftigungsbedingungen (Gehalt, Arbeitszeit, Tätigkeit) den deutschen Standards entsprechen und ob keine bevorzugten Arbeitnehmer (deutsche oder EU-Bürger) für die Stelle verfügbar sind.
Die Vorabzustimmung ist eine besondere Form dieser Zustimmung: Sie wird beantragt, bevor die Fachkraft ein Visum beantragt. Das hat einen entscheidenden Vorteil — die zeitaufwendige Arbeitsmarktprüfung der BA erfolgt vorab und parallel zu anderen Vorbereitungsschritten. Wenn die Fachkraft dann das Visum beantragt, liegt die BA-Zustimmung bereits als elektronische Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) vor.
Die Vorabzustimmung spart typischerweise mehrere Wochen bis Monate im Gesamtprozess. Sie ist auch ein Pflichtbestandteil des beschleunigten Fachkräfteverfahrens nach § 81a AufenthG.
PAKA: Vorabzustimmung digital beantragen
PAKA übernimmt die Vorabzustimmung vollständig für Sie: Dokumentenprüfung innerhalb von 24 Stunden, Antragsstellung bei der BA und Status-Tracking über die Plattform. Die Bearbeitungsdauer bei der BA beträgt durchschnittlich ca. 10 Werktage.
Alles zur Vorabzustimmung erfahren →4. Beschleunigtes Fachkräfteverfahren
Das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG ist der schnellste und planbarste Weg, eine qualifizierte Fachkraft aus einem Drittstaat nach Deutschland zu holen. Die zuständige Ausländerbehörde übernimmt eine Lotsenfunktion und koordiniert alle beteiligten Behörden — Anerkennungsstelle, Bundesagentur für Arbeit und Auslandsvertretung.
Der zentrale Vorteil: Verbindliche Fristen. Die Berufsanerkennung muss innerhalb von 2 Monaten beschieden werden, der Botschaftstermin wird innerhalb von 3 Wochen vergeben, und die Visumsentscheidung erfolgt ebenfalls innerhalb von 3 Wochen. Insgesamt kann der Prozess in 3 bis 4 Monaten abgeschlossen werden — statt 6 bis 12 Monaten im regulären Verfahren.
Reguläres Verfahren
6 – 12+ Monate
Sequenzieller Ablauf ohne Fristgarantien. Arbeitgeber koordiniert selbst. Botschaftstermine oft erst nach Monaten.
Beschleunigtes Verfahren
3 – 4 Monate
Paralleler Ablauf mit garantierten Fristen. Ausländerbehörde koordiniert. Verwaltungsgebühr: 411 €.
Das beschleunigte Verfahren kann für Fachkräfte mit Berufsausbildung, akademischer Qualifikation, Auszubildende, IT-Fachkräfte mit Berufserfahrung und Teilnehmer der Anerkennungspartnerschaft genutzt werden. Es schließt auch den Familiennachzug (Ehepartner und minderjährige Kinder) mit ein.
Wichtig: Die Vorabzustimmung der BA ist ein integraler Bestandteil des beschleunigten Fachkräfteverfahrens. PAKA übernimmt diesen Schritt für Sie — ab 90 € inkl. MwSt.
5. Westbalkanregelung
Die Westbalkanregelung ist eines der erfolgreichsten Einwanderungsinstrumente Deutschlands. Sie wurde 2016 zunächst befristet eingeführt und ist seit Juni 2024 dauerhaft im Recht verankert (§ 26 Abs. 2 BeschV). Die Regelung ermöglicht Staatsangehörigen aus sechs Westbalkanstaaten die Beschäftigung in Deutschland — unabhängig von der Qualifikation und ohne Berufsanerkennung.
Die sechs Westbalkanstaaten
Voraussetzungen
- Staatsangehörigkeit eines der sechs Westbalkanstaaten
- Konkretes Arbeitsplatzangebot eines deutschen Arbeitgebers
- Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit
- Kein Bezug von Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz in den letzten 24 Monaten
Kontingent und Wartezeiten
Das jährliche Kontingent beträgt 50.000 Zustimmungen. Da die Nachfrage das Kontingent regelmäßig übersteigt, kommt es zu erheblichen Wartezeiten bei den Auslandsvertretungen. Umso wichtiger ist es, die Vorabzustimmung der BA frühzeitig einzuholen, damit der Antrag vollständig vorbereitet ist, wenn ein Botschaftstermin verfügbar wird.
Westbalkanregelung mit PAKA
Die Vorabzustimmung der BA ist der zentrale Schritt der Westbalkanregelung auf Arbeitgeberseite. PAKA prüft Ihre Unterlagen, stellt den Antrag bei der BA und informiert Sie über den Status. So stellen Sie sicher, dass die BA-Zustimmung vorliegt, wenn der Botschaftstermin ansteht.
Mehr zur Westbalkanregelung erfahren →6. Anerkennung ausländischer Abschlüsse
Für viele Einwanderungswege ist die Anerkennung des ausländischen Berufs- oder Hochschulabschlusses eine zentrale Voraussetzung. Die Anerkennung stellt fest, dass die im Ausland erworbene Qualifikation mit einer deutschen Qualifikation gleichwertig ist.
Wie funktioniert die Anerkennung?
Zuständige Stelle identifizieren
Je nach Beruf ist eine andere Stelle zuständig: IHK FOSA für IHK-Berufe, Handwerkskammern für Handwerksberufe, Landesbehörden für reglementierte Berufe (z. B. Pflege, Lehramt).
Unterlagen einreichen
Qualifikationsnachweise, Berufserfahrungsnachweise, Ausbildungsinhalte — alle Unterlagen müssen in deutscher Sprache oder mit beglaubigter Übersetzung vorgelegt werden.
Bescheid erhalten
Die Stelle prüft die Gleichwertigkeit und erteilt einen Bescheid: volle Anerkennung, teilweise Anerkennung (mit Auflagen wie Anpassungsqualifizierung) oder Ablehnung. Im regulären Verfahren dauert dies 3 bis 6 Monate, im beschleunigten Fachkräfteverfahren maximal 2 Monate.
Die anabin-Datenbank
Für Hochschulabschlüsse bietet die anabin-Datenbank (Anerkennung und Bewertung ausländischer Bildungsnachweise) der Kultusministerkonferenz eine erste Orientierung. Wenn die ausländische Hochschule und der Studiengang in anabin als "H+" (vergleichbar) eingestuft sind, ist die Anerkennung in der Regel unproblematisch. Ein anabin-Auszug kann in vielen Fällen den formalen Anerkennungsbescheid ersetzen.
Alternative: Anerkennungspartnerschaft
Wenn die Berufsanerkennung vor der Einreise zu lange dauert oder nur eine Teilanerkennung möglich ist, bietet die Anerkennungspartnerschaft (§ 16d Abs. 3 AufenthG) einen Ausweg: Die Fachkraft kann einreisen und arbeiten, während die Anerkennung in Deutschland nachgeholt wird. Arbeitgeber und Fachkraft verpflichten sich vertraglich, die Anerkennung innerhalb einer festgelegten Frist abzuschließen.
Tipp: Die Anerkennungspartnerschaft ist besonders attraktiv für Berufe mit langen Anerkennungsverfahren (z. B. Pflege, technische Berufe). Ihre Fachkraft kann sofort produktiv eingesetzt werden, während die formale Anerkennung parallel läuft.
7. Typische Kosten und Zeitrahmen
Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen realistischen Überblick über die typischen Kosten und Zeitrahmen der verschiedenen Einwanderungswege. Die tatsächlichen Werte können je nach Einzelfall abweichen.
| Verfahren | Typische Dauer | Behördliche Kosten | PAKA-Service |
|---|---|---|---|
| Reguläres Visumverfahren | 6 – 12+ Monate | 75 € (Visum) | ab 90 € (Vorabzustimmung) |
| Beschleunigtes Fachkräfteverfahren | 3 – 4 Monate | 411 € + 75 € (Visum) | ab 90 € (Vorabzustimmung) |
| Westbalkanregelung | 4 – 12 Monate* | 75 € (Visum) | ab 90 € (Vorabzustimmung) |
| Anerkennungspartnerschaft | 3 – 6 Monate | 75 € (Visum) + Anerkennungskosten | ab 90 € (Vorabzustimmung) |
| Kurzzeitbeschäftigung | 3 – 8 Monate* | 75 € (Visum) | ab 90 € (Vorabzustimmung) |
* Wartezeit stark abhängig von der Verfügbarkeit von Botschaftsterminen und dem Kontingent.
Zusätzliche Kosten im Überblick
- Berufsanerkennung: 100 – 600 € (je nach Beruf und anerkennender Stelle)
- Beglaubigte Übersetzungen: 50 – 300 € (je nach Umfang und Sprache)
- Sprachkurse: 500 – 3.000 € (je nach Zielniveau, oft im Herkunftsland)
- Flugkosten: 200 – 1.000 € (je nach Herkunftsland)
Wirtschaftliche Perspektive: Die Gesamtkosten für die Einstellung einer internationalen Fachkraft liegen typischerweise bei 1.000 bis 5.000 €. Im Vergleich dazu kostet eine unbesetzte Stelle deutsche Unternehmen durchschnittlich 29.000 € pro Jahr an entgangenem Umsatz (Quelle: Stepstone Fachkräfteatlas). Die Investition in internationale Rekrutierung zahlt sich in der Regel schnell aus.
8. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was kostet es, eine Fachkraft aus dem Ausland einzustellen?
Die Kosten variieren je nach Verfahren. Die Vorabzustimmung der BA ist kostenlos. Das beschleunigte Fachkräfteverfahren kostet 411 € Verwaltungsgebühr. Hinzu kommen ggf. Kosten für Berufsanerkennung (100 – 600 €), Visumsgebühr (75 €) und Übersetzungen. Über PAKA beantragen Sie die Vorabzustimmung ab 90 € inkl. MwSt. Die Gesamtkosten liegen typischerweise bei 1.000 bis 5.000 €.
Wie lange dauert es, bis eine ausländische Fachkraft in Deutschland arbeiten kann?
Im regulären Verfahren dauert es typischerweise 6 bis 12 Monate vom Arbeitsvertrag bis zum Arbeitsbeginn. Mit dem beschleunigten Fachkräfteverfahren kann der Prozess auf 3 bis 4 Monate verkürzt werden. Die Vorabzustimmung beschleunigt den Prozess zusätzlich, indem die Arbeitsmarktprüfung vorgezogen wird.
Brauche ich als Arbeitgeber eine Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit?
In den meisten Fällen ja. Die Bundesagentur für Arbeit muss der Beschäftigung zustimmen und prüft dabei die Arbeitsbedingungen (Gehalt, Arbeitszeit). Die Vorabzustimmung ermöglicht es, diese Prüfung vor dem Visumsantrag durchzuführen, was den Gesamtprozess erheblich beschleunigt. Ausnahmen gelten z. B. für Blaue-Karte-EU-Inhaber mit einem Gehalt über der Gehaltsschwelle.
Können Fachkräfte auch ohne anerkannten Abschluss nach Deutschland kommen?
Ja, es gibt mehrere Möglichkeiten. Die Anerkennungspartnerschaft (§ 16d Abs. 3 AufenthG) erlaubt die Einreise, während die Berufsanerkennung noch läuft. Die Westbalkanregelung ermöglicht Beschäftigung ganz ohne Qualifikationsanforderung. Seit 2024 können zudem Fachkräfte mit mindestens zwei Jahren Berufserfahrung und einem im Herkunftsland anerkannten Abschluss über die Erfahrungssäule einreisen.
Was ist die Westbalkanregelung und wer kann sie nutzen?
Die Westbalkanregelung (§ 26 Abs. 2 BeschV) ermöglicht Staatsangehörigen aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien und Serbien die Beschäftigung in Deutschland — unabhängig von der Qualifikation und ohne Berufsanerkennung. Das Kontingent ist auf 50.000 Zustimmungen pro Jahr begrenzt. Voraussetzung ist ein konkretes Arbeitsplatzangebot und die Vorabzustimmung der BA. Zum ausführlichen Leitfaden