Vorabzustimmung: Welche Dokumente brauche ich?
Bevor die Bundesagentur fuer Arbeit (BA) einer Beschaeftigung zustimmt, muessen Arbeitgeber eine Reihe von Unterlagen einreichen. Welche Dokumente genau benoetigt werden, haengt vom gewaehlten Verfahren ab. In diesem Leitfaden finden Sie eine vollstaendige Checkliste fuer jede Verfahrensart sowie praktische Hinweise zu Formaten, haeufigen Fehlern und Tipps, wie Sie Ablehnungen vermeiden.
Allgemeine Anforderungen an Dateien
- ✓Dateiformate: PDF, JPG, PNG oder BMP
- ✓Maximale Dateigroesse: 9 MB pro Datei
- ✓Sprache: Dokumente in deutscher Sprache oder mit beglaubigter Uebersetzung
- ✓Qualitaet: Gut lesbare Scans, keine abgeschnittenen Raender, alle Seiten vollstaendig
- ✓Mehrseitige Dokumente: Als ein zusammenhaengendes PDF einreichen, nicht als einzelne Bilddateien
Die BA lehnt Antraege ab, wenn Dokumente unleserlich, unvollstaendig oder im falschen Format eingereicht werden. Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Scan sorgfaeltig zu pruefen, bevor Sie ihn hochladen. Besonders bei Reisepaessen und Arbeitsvertraegen ist darauf zu achten, dass alle Seiten – einschliesslich leerer Rueckseiten, wenn diese gestempelt sind – enthalten sind.
Grundunterlagen fuer alle Verfahren
Unabhaengig von der Verfahrensart benoetigt die BA immer die folgenden Basisdokumente. Diese bilden die Grundlage jedes Antrags auf Vorabzustimmung.
| Dokument | Hinweis |
|---|---|
| Vollmacht | Erforderlich, wenn ein Dritter (z. B. PAKA) den Antrag stellt. Muss Firmendaten, bevollmaechtigte Person und Umfang enthalten. |
| Stellenbeschreibung / Zusatzblatt A | Detaillierte Taetigkeitsbeschreibung auf dem offiziellen Formular der BA. Muss zum Arbeitsvertrag passen. |
| Arbeitsvertrag oder verbindliches Arbeitsplatzangebot | Unterschrieben von beiden Seiten. Muss Arbeitsort, Arbeitszeit, Verguetung und Taetigkeit enthalten. |
| Kopie des Reisepasses | Alle relevanten Seiten. Der Pass muss noch mindestens sechs Monate gueltig sein. |
| Nachweis Arbeitgeberprofil bei der BA | Seit Einfuehrung der eAMZ ist ein digitales Arbeitgeberprofil bei der BA erforderlich. |
Die Vollmacht ist ein besonders wichtiges Dokument. Ohne sie darf kein Dritter – auch nicht PAKA – den Antrag im Namen des Arbeitgebers einreichen. Weitere Informationen zur korrekten Ausstellung finden Sie auf unserer Seite zur Vollmacht fuer das Fachkraefteverfahren.
Unterlagen nach Verfahrensart
1. Westbalkanregelung
Die Westbalkanregelung ist das unkomplizierteste Verfahren hinsichtlich der Dokumentenanforderungen. Staatsangehoerige aus Albanien, Bosnien-Herzegowina, Kosovo, Nordmazedonien, Montenegro und Serbien koennen fuer jede Art von Beschaeftigung zugelassen werden, unabhaengig von der Qualifikation.
Erforderliche Unterlagen:
- Grundunterlagen (siehe oben)
- Zusatzblatt A – Stellenbeschreibung
- Arbeitsvertrag oder verbindliches Arbeitsplatzangebot
Keine Qualifikationsnachweise oder Anerkennungsbescheide erforderlich.
2. Kurzzeitbeschaeftigung (bis 90 Tage)
Fuer kurzfristige Taetigkeiten von bis zu 90 Tagen im Kalenderjahr gelten vereinfachte Anforderungen. Dieses Verfahren wird haeufig fuer Saisonarbeit, Messeeinsaetze oder Projektarbeiten genutzt.
Erforderliche Unterlagen:
- Grundunterlagen (siehe oben)
- Zusatzblatt A – Stellenbeschreibung
- Arbeitsvertrag mit klar definiertem Zeitraum
- Ggf. Nachweis der tariflichen Entlohnung
3. Ausbildung
Wer eine betriebliche Berufsausbildung in Deutschland beginnen moechte, benoetigt neben den Grundunterlagen auch ausbildungsspezifische Dokumente. Besonders im Bereich Pflege sind diese Verfahren haeufig.
Erforderliche Unterlagen:
- Grundunterlagen (siehe oben)
- Ausbildungsvertrag (von der zustaendigen Kammer eingetragen)
- Zusatzblatt A – Beschreibung der Ausbildungstaetigkeit
- Ggf. Nachweis ueber Deutschkenntnisse (i.d.R. mindestens B1)
- Ggf. Schulzeugnisse mit beglaubigter Uebersetzung
4. Fachkraft (mit Berufsanerkennung)
Fachkraefte mit einer in Deutschland anerkannten Berufsqualifikation benoetigen den umfangreichsten Dokumentensatz. Der Anerkennungsbescheid ist das zentrale Dokument und muss vor Antragstellung vorliegen.
Erforderliche Unterlagen:
- Grundunterlagen (siehe oben)
- Anerkennungsbescheid der zustaendigen Stelle
- Zusatzblatt A – Stellenbeschreibung
- Arbeitsvertrag mit qualifikationsgerechter Taetigkeit
- Nachweis tarifliche oder ortsuebliche Verguetung
- Ggf. Tarifvertrag oder Entgeltnachweis
Der Arbeitsvertrag muss zur anerkannten Qualifikation passen – eine Fachkraft fuer Elektrotechnik darf nicht als Hilfskraft eingestellt werden.
5. Anerkennungspartnerschaft
Die Anerkennungspartnerschaft ist ein neueres Instrument aus dem reformierten Fachkraefteeinwanderungsgesetz. Hier kann die Fachkraft bereits nach Deutschland einreisen und arbeiten, waehrend das Anerkennungsverfahren parallel laeuft. Arbeitgeber und Arbeitnehmer verpflichten sich gemeinsam, das Anerkennungsverfahren innerhalb einer bestimmten Frist abzuschliessen.
Erforderliche Unterlagen:
- Grundunterlagen (siehe oben)
- Arbeitsvertrag mit Anerkennungsklausel
- Zusatzblatt A – Stellenbeschreibung
- Vereinbarung zur Anerkennungspartnerschaft
- Nachweis ueber die auslaendische Qualifikation (Zeugnisse, Diplome)
- Plan zur Durchfuehrung des Anerkennungsverfahrens
- Ggf. Nachweis ueber Deutschkenntnisse (A2 Minimum)
Zusammenfassung: Dokumenten-Checkliste
| Dokument | Westbalkan | Kurzzeit | Ausbildung | Fachkraft | Anerk.partner. |
|---|---|---|---|---|---|
| Vollmacht | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Zusatzblatt A | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Arbeitsvertrag | ✓ | ✓ | — | ✓ | ✓ |
| Ausbildungsvertrag | — | — | ✓ | — | — |
| Reisepass-Kopie | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Anerkennungsbescheid | — | — | — | ✓ | — |
| Qualifikationsnachweise | — | — | — | — | ✓ |
| Tarifvertrag/Entgeltnachweis | — | ✓ | — | ✓ | — |
| Deutschkenntnisse | — | — | ✓ | — | ✓ |
| Vereinbarung Anerk.partnerschaft | — | — | — | — | ✓ |
Tipps: So vermeiden Sie Ablehnungen
Vollstaendigkeit pruefen
Pruefen Sie vor dem Hochladen, ob alle Seiten des Dokuments enthalten sind. Haeufiger Fehler: Die Rueckseite des Arbeitsvertrags oder die Unterschriftsseite fehlt.
Aktualitaet sicherstellen
Der Reisepass muss mindestens sechs Monate gueltig sein. Arbeitsvertraege duerfen nicht aelter als sechs Monate sein, sofern die Beschaeftigung noch nicht begonnen hat.
Konsistenz zwischen Dokumenten
Die Angaben in Zusatzblatt A, Arbeitsvertrag und Vollmacht muessen uebereinstimmen: gleicher Firmenname, gleiche Taetigkeit, gleicher Name des Arbeitnehmers.
Scan-Qualitaet beachten
Verwenden Sie einen Scanner statt einer Handykamera. Falls Sie ein Smartphone nutzen, achten Sie auf gleichmaessige Beleuchtung und gerade Ausrichtung.
Haeufige Fragen
Welche Dateiformate akzeptiert die Bundesagentur fuer Arbeit bei der Vorabzustimmung?
Akzeptiert werden PDF, JPG, PNG und BMP. Jede Datei darf maximal 9 MB gross sein. Mehrseitige Dokumente sollten als einzelnes PDF eingereicht werden, damit keine Seiten verloren gehen oder in falscher Reihenfolge bearbeitet werden.
Brauche ich fuer jede Verfahrensart die gleichen Unterlagen?
Nein. Die Anforderungen variieren erheblich. Bei der Westbalkanregelung genuegen die Grundunterlagen plus Zusatzblatt A und Arbeitsvertrag. Bei einer Fachkraft mit Berufsanerkennung kommt der Anerkennungsbescheid hinzu, und bei der Anerkennungspartnerschaft ist eine spezielle Vereinbarung notwendig. Die Tabelle oben gibt Ihnen einen schnellen Ueberblick.
Was passiert, wenn ein Dokument fehlt?
Die BA fordert fehlende Unterlagen per Nachforderungsschreiben an. Das verzoegert die Bearbeitung um typischerweise zwei bis vier Wochen. Wenn Sie den Antrag ueber PAKA einreichen, pruefen wir vor der Einreichung, ob alle Unterlagen vollstaendig und korrekt sind, um solche Verzoegerungen zu vermeiden.
Weiterfuehrende Informationen
Unterlagen zusammenstellen lassen?
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