Was ist eine Vollmacht im Fachkräfteverfahren?
Eine Vollmacht ist eine schriftliche Erklärung, mit der ein Arbeitgeber einen Dritten — zum Beispiel einen Dienstleister, Rechtsanwalt oder internen Mitarbeiter — ermächtigt, in seinem Namen gegenüber Behörden zu handeln. Im Kontext des beschleunigten Fachkräfteverfahrens und der Vorabzustimmung bedeutet das konkret: Der Bevollmächtigte darf Anträge bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) einreichen, Dokumente hochladen, Bescheide entgegennehmen und auf Nachforderungen reagieren.
Ohne gültige Vollmacht wird die BA keinen Antrag eines Dritten akzeptieren. Das gilt sowohl für die elektronische Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) als auch für die Kommunikation mit Ausländerbehörden. Die Vollmacht ist also eine zwingende Voraussetzung, wenn Sie die operative Arbeit delegieren möchten.
Wichtig: Die Vereinbarung mit der Ausländerbehörde im beschleunigten Fachkräfteverfahren muss der Arbeitgeber selbst unterzeichnen. Die Vollmacht bezieht sich auf die operative Abwicklung — insbesondere die Beantragung der Vorabzustimmung bei der BA.
Wann brauchen Sie eine Vollmacht?
Eine Vollmacht wird immer dann benötigt, wenn nicht der Arbeitgeber selbst, sondern ein Dritter im Namen des Unternehmens gegenüber der BA oder der Ausländerbehörde tätig wird. Typische Szenarien:
Vorabzustimmung über PAKA
Wenn PAKA die Vorabzustimmung für Sie bei der BA beantragt, benötigt PAKA eine Vollmacht, die zur Antragstellung, zum Dokumenten-Upload und zur Entgegennahme von Bescheiden berechtigt.
Externe HR-Dienstleister
Wenn ein externer Personaldienstleister oder eine Personalvermittlung das Verfahren für Sie abwickelt, ist ebenfalls eine spezifische Vollmacht erforderlich.
Rechtsanwälte und Kanzleien
Auch wenn ein Anwalt das Verfahren betreut, benötigt dieser eine Vollmacht. Bei Rechtsanwälten genügt in der Regel eine allgemeine anwaltliche Vollmacht.
Interne Mitarbeiter ohne Vertretungsmacht
Wenn ein HR-Mitarbeiter handelt, der nicht im Handelsregister als Vertretungsberechtigter eingetragen ist, kann die BA ebenfalls eine Vollmacht verlangen.
Rechtliche Anforderungen an die Vollmacht
Die Vollmacht im Fachkräfteverfahren muss bestimmte inhaltliche und formale Anforderungen erfüllen, damit sie von der BA und den Ausländerbehörden akzeptiert wird:
1. Unterschrift des Vertretungsberechtigten
Die Vollmacht muss von einer Person unterzeichnet werden, die das Unternehmen rechtlich vertreten darf. Das ist in der Regel der Geschäftsführer, ein Prokurist oder eine andere im Handelsregister eingetragene vertretungsberechtigte Person. Eine Unterschrift eines einfachen Sachbearbeiters genügt nicht.
2. Konkreter Umfang der Bevollmächtigung
Die Vollmacht muss genau angeben, welche Handlungen der Bevollmächtigte vornehmen darf. Eine zu allgemein gefasste Vollmacht (“für alle Angelegenheiten”) kann von der BA zurückgewiesen werden. Konkret sollte die Vollmacht folgende Befugnisse benennen: Antragstellung auf Vorabzustimmung, Einreichung von Unterlagen, Entgegennahme von Bescheiden und Kommunikation mit der BA.
3. Firmenstempel
Obwohl ein Firmenstempel in Deutschland rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben ist, verlangen viele Behörden — insbesondere Ausländerbehörden und die BA — in der Praxis einen Firmenstempel auf der Vollmacht. Wir empfehlen daher dringend, die Vollmacht mit dem Firmenstempel zu versehen, um Rückfragen und Verzögerungen zu vermeiden.
4. Angaben zum Bevollmächtigten
Die Vollmacht muss den Namen und die Anschrift des Bevollmächtigten klar benennen. Bei juristischen Personen wie PAKA GmbH ist der vollständige Firmenname und die Geschäftsadresse anzugeben.
5. Angaben zum Vollmachtgeber
Der vollständige Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), die Geschäftsadresse und die Betriebsnummer des Unternehmens sollten auf der Vollmacht angegeben sein. Der Firmenname muss exakt mit den Angaben im Arbeitsvertrag und anderen eingereichten Dokumenten übereinstimmen.
Häufiger Fehler: Der Firmenname in der Vollmacht weicht vom Firmennamen im Arbeitsvertrag oder im Handelsregister ab. Beispiel: “Müller GmbH” vs. “Müller Elektrotechnik GmbH”. Solche Abweichungen führen zu Nachforderungen und verzögern das Verfahren um Wochen.
Wie PAKA die Vollmacht handhabt
Bei PAKA ist die Vollmachtserteilung so einfach wie möglich gestaltet. Wir stellen Ihnen eine vorgefertigte Vollmachtsvorlage bereit, die speziell auf die Anforderungen der BA und der elektronischen Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) zugeschnitten ist.
Vorlage herunterladen
Nach der Registrierung erhalten Sie eine vorgefertigte Vollmachtsvorlage im PDF-Format. Alle relevanten Felder sind vorausgefüllt — Sie müssen lediglich Ihre Unternehmensdaten eintragen.
Ausfüllen, unterschreiben, stempeln
Der Vertretungsberechtigte Ihres Unternehmens unterschreibt die Vollmacht und versieht sie mit dem Firmenstempel. Die Vollmacht muss die konkreten Befugnisse für PAKA benennen — dies ist in unserer Vorlage bereits formuliert.
Hochladen
Scannen Sie die unterschriebene Vollmacht und laden Sie sie in Ihrem PAKA-Konto hoch. Die Vollmacht wird einmalig hinterlegt und gilt für alle Anträge, die PAKA in Ihrem Namen stellt.
Einmalig hinterlegen — für alle Anträge nutzen
Die bei PAKA hinterlegte Vollmacht gilt für alle zukünftigen Vorabzustimmungsanträge. Wenn Sie regelmäßig Fachkräfte aus dem Ausland einstellen, sparen Sie sich damit jedes Mal den administrativen Aufwand einer neuen Bevollmächtigung.
Checkliste: Vollmacht im Fachkräfteverfahren
- ☐Vollständiger Firmenname (identisch mit Handelsregister und Arbeitsvertrag)
- ☐Geschäftsadresse des Unternehmens
- ☐Name und Anschrift des Bevollmächtigten (z. B. PAKA GmbH)
- ☐Konkreter Umfang: Antragstellung auf Vorabzustimmung, Dokumenteneinreichung, Entgegennahme von Bescheiden
- ☐Unterschrift des Vertretungsberechtigten (Geschäftsführer/Prokurist)
- ☐Firmenstempel
- ☐Datum der Ausstellung