1. Was ist eine Vorabzustimmung?
Die Vorabzustimmung ist ein Instrument der Bundesagentur für Arbeit (BA), das Arbeitgebern ermöglicht, die Zustimmung zur Beschäftigung einer ausländischen Arbeitskraft vor der Visumsbeantragung einzuholen. Die Rechtsgrundlage findet sich in § 36 Abs. 3 der Beschäftigungsverordnung (BeschV).
Im regulären Verfahren prüft die BA die Beschäftigungsbedingungen erst, wenn die ausländische Fachkraft bei einer deutschen Auslandsvertretung (Botschaft oder Konsulat) das Visum beantragt. Das bedeutet: Erst nach dem Visumsantrag beginnt die Arbeitsmarktprüfung — und das kostet wertvolle Zeit.
Die Vorabzustimmung kehrt diese Reihenfolge um. Der Arbeitgeber beantragt die Zustimmung der BA proaktiv, noch bevor die Fachkraft überhaupt einen Visumstermin hat. Wird die Vorabzustimmung erteilt, fließt sie als elektronische Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) in das spätere Visumverfahren ein. Die Auslandsvertretung muss dann nicht mehr auf die BA-Prüfung warten — der Prozess wird deutlich beschleunigt.
Wichtig: Die Vorabzustimmung ersetzt nicht das Visum selbst. Sie ist eine Vorabprüfung der arbeitsmarktrechtlichen Voraussetzungen, die den Visumsprozess beschleunigt.
2. Warum ist die Vorabzustimmung wichtig?
Die Einstellung internationaler Fachkräfte scheitert in der Praxis oft nicht am Willen der Arbeitgeber, sondern an der Dauer der bürokratischen Verfahren. Zwischen Arbeitsvertrag und tatsächlichem Arbeitsbeginn vergehen im Durchschnitt 6 bis 12 Monate — in manchen Fällen sogar länger.
Die Vorabzustimmung reduziert diese Wartezeit erheblich, weil sie einen der zeitkritischsten Prüfschritte — die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit — vorzieht. Die Vorteile im Überblick:
- Zeitersparnis von mehreren Wochen bis Monaten: Die Arbeitsmarktprüfung erfolgt parallel zu anderen Vorbereitungsschritten statt sequenziell.
- Planungssicherheit für Arbeitgeber: Sie wissen bereits vor dem Visumsantrag, ob die BA der Beschäftigung zustimmt.
- Pflicht im beschleunigten Fachkräfteverfahren: Im Rahmen des beschleunigten Fachkräfteverfahrens nach § 81a AufenthG ist die Vorabzustimmung ein integraler Bestandteil.
- Weniger Ablehnungsrisiko: Durch die frühzeitige Prüfung werden Probleme erkannt, bevor Kosten für Visumsbeantragung und Reise entstehen.
3. Wer kann die Vorabzustimmung beantragen?
Die Vorabzustimmung kann ausschließlich vom Arbeitgeber oder einem von ihm bevollmächtigten Dritten beantragt werden. Die ausländische Fachkraft selbst hat kein Antragsrecht für die Vorabzustimmung.
Antragsberechtigt sind:
- Der Arbeitgeber direkt — über den eService der Bundesagentur für Arbeit oder die zuständige Agentur für Arbeit vor Ort.
- Bevollmächtigte Dritte — zum Beispiel Personaldienstleister, Rechtsanwälte, Steuerberater oder spezialisierte Dienstleister wie PAKA. Voraussetzung ist eine gültige Vollmacht.
PAKA ist als bevollmächtigter Dienstleister auf die Beantragung von Vorabzustimmungen spezialisiert. Durch die digitale Plattform können Arbeitgeber den gesamten Prozess effizient abwickeln, ohne sich selbst in die komplexen Formulare und Verfahrensschritte einarbeiten zu müssen.
4. Voraussetzungen für die Vorabzustimmung
Damit eine Vorabzustimmung beantragt werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
Kein laufendes Visumverfahren
Die Vorabzustimmung kann nur beantragt werden, wenn die Fachkraft noch keinen Visumsantrag bei einer deutschen Auslandsvertretung gestellt hat. Sobald ein Visumsantrag vorliegt, läuft die BA-Zustimmung im regulären Verfahren — eine Vorabzustimmung ist dann nicht mehr möglich.
Arbeitgeberprofil bei der Bundesagentur für Arbeit
Der Arbeitgeber muss bei der BA registriert sein. Falls noch kein Arbeitgeberprofil besteht, muss dies vor der Antragsstellung angelegt werden. Bei Nutzung von PAKA entfällt dieser Schritt, da PAKA den Antrag in Ihrem Namen einreicht.
Konkretes Arbeitsplatzangebot
Es muss ein konkretes Arbeitsplatzangebot oder ein bereits unterschriebener Arbeitsvertrag vorliegen. Die Beschäftigungsbedingungen (Gehalt, Arbeitszeit, Tätigkeit) müssen den deutschen Standards entsprechen — insbesondere müssen Tarifverträge oder ortsübliche Vergütungen eingehalten werden.
Vollständige Unterlagen
Alle verfahrensspezifischen Dokumente müssen vollständig und korrekt eingereicht werden. Unvollständige Anträge führen zu Rückfragen und erheblichen Verzögerungen.
5. Für welche Verfahren kann die Vorabzustimmung beantragt werden?
Die Vorabzustimmung ist nicht auf ein einzelnes Einwanderungsverfahren beschränkt. Sie kann für verschiedene Aufenthaltszwecke und Beschäftigungsformen beantragt werden:
| Verfahren | Rechtsgrundlage | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Westbalkanregelung | § 26 Abs. 2 BeschV | Kontingentiert, für Staatsangehörige aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Nordmazedonien, Montenegro und Serbien |
| Kontingentierte Kurzzeitbeschäftigung | § 15a BeschV | Befristete Beschäftigung bis 8 Monate innerhalb von 12 Monaten, branchenübergreifend |
| Ausbildung | § 8 BeschV | Betriebliche Berufsausbildung in anerkanntem Ausbildungsberuf |
| Fachkraft mit Berufsausbildung | § 18a AufenthG | Anerkannter ausländischer Berufsabschluss erforderlich |
| Fachkraft mit akademischer Ausbildung | § 18b AufenthG | Anerkannter Hochschulabschluss erforderlich |
| Anerkennungspartnerschaft | § 16d Abs. 3 AufenthG | Neu seit 2024: Einreise möglich, bevor die Berufsanerkennung abgeschlossen ist |
6. Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt den Prozess der Vorabzustimmung in mehreren Schritten. Im Folgenden stellen wir das klassische BA-Verfahren dem vereinfachten PAKA-Prozess gegenüber.
Klassisches Verfahren über die BA
Verfahren bestimmen
Klären Sie, welches Einwanderungsverfahren für Ihre Fachkraft in Frage kommt. Das bestimmt, welche Unterlagen benötigt werden und welche Voraussetzungen gelten.
Unterlagen zusammenstellen
Stellen Sie alle benötigten Dokumente zusammen: Vollmacht (falls ein Dritter beantragt), Zusatzblatt A mit Stellenbeschreibung, Arbeitsvertrag und ggf. weitere verfahrensspezifische Unterlagen.
Im eService der BA registrieren
Legen Sie ein Arbeitgeberprofil im eService der Bundesagentur für Arbeit an, falls noch nicht vorhanden. Hier können Sie den Antrag digital einreichen.
Antrag auf Vorabzustimmung einreichen
Reichen Sie den Antrag zusammen mit allen Unterlagen über den eService ein. Alternativ können Sie den Antrag auch postalisch oder persönlich bei der zuständigen Agentur für Arbeit einreichen.
Prüfung durch die BA
Die BA prüft die Beschäftigungsbedingungen, das Arbeitsplatzangebot und ob alle Voraussetzungen erfüllt sind. Die Bearbeitungsdauer beträgt ca. 10 Werktage.
Ergebnis erhalten
Sie erhalten die elektronische Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) — die Vorabzustimmung. Diese wird digital an die zuständige Auslandsvertretung übermittelt.
Visumsverfahren einleiten
Ihre Fachkraft kann nun das Visum beantragen. Da die BA-Zustimmung bereits vorliegt, entfällt die Wartezeit auf die Arbeitsmarktprüfung im Visumsverfahren.
Vereinfachter Prozess über PAKA
Online-Formular ausfüllen
Beantworten Sie wenige Fragen zu Ihrer Fachkraft und der geplanten Beschäftigung. PAKA erkennt automatisch das richtige Verfahren.
Dokumente hochladen
Laden Sie die benötigten Unterlagen hoch. PAKA zeigt Ihnen genau, welche Dokumente für Ihr Verfahren erforderlich sind.
Prüfung durch PAKA (24 Stunden)
PAKA prüft alle Unterlagen auf Vollständigkeit, formale Korrektheit und inhaltliche Plausibilität. Bei Problemen werden Sie sofort informiert.
Einreichung bei der BA
PAKA reicht den Antrag in Ihrem Namen bei der zuständigen Agentur für Arbeit ein. Sie erhalten die Vorabzustimmung direkt über die Plattform.
7. Welche Dokumente werden benötigt?
Die benötigten Unterlagen hängen vom gewählten Verfahren ab. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Dokumente, aufgeschlüsselt nach Verfahrensart.
Grundsätzlich erforderlich (alle Verfahren)
- Vollmacht — Wenn ein Dritter (z. B. PAKA) den Antrag im Namen des Arbeitgebers stellt. Muss vom vertretungsberechtigten Geschäftsführer oder Prokuristen unterschrieben sein.
- Zusatzblatt A — Formular der BA mit detaillierten Angaben zur Stelle: Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeit, Vergütung, Einsatzort, tarifliche Einordnung.
- Arbeitsvertrag oder verbindliches Arbeitsplatzangebot — Muss die konkreten Beschäftigungsbedingungen enthalten: Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub, Tätigkeitsbeschreibung.
Zusätzlich je nach Verfahren
| Verfahren | Zusätzliche Dokumente |
|---|---|
| Westbalkanregelung | Passkopie der Fachkraft, Nachweis der Staatsangehörigkeit eines Westbalkanstaates |
| Kontingentierte Kurzzeitbeschäftigung | Passkopie, Nachweis über die befristete Natur der Beschäftigung |
| Ausbildung | Ausbildungsvertrag, Nachweis der Eintragung bei der zuständigen Kammer (IHK/HWK), ggf. Schulzeugnisse |
| Fachkraft (Berufsausbildung) | Anerkennungsbescheid der zuständigen Stelle, ggf. Tarifvertrag oder Nachweis ortsüblicher Vergütung |
| Fachkraft (akademische Ausbildung) | Anerkennungsbescheid oder anabin-Auszug (Datenbank ausländischer Hochschulabschlüsse), Hochschulzeugnis |
| Anerkennungspartnerschaft | Vereinbarung zur Anerkennungspartnerschaft, Qualifikationsnachweise, ggf. Sprachzertifikat (mind. A2) |
Tipp: Bei PAKA erhalten Sie eine personalisierte Checkliste, die genau die Dokumente auflistet, die für Ihren konkreten Fall benötigt werden. So vergessen Sie nichts und vermeiden Rückfragen durch die BA.
8. Bearbeitungsdauer
Die Bearbeitungsdauer der Vorabzustimmung hängt von verschiedenen Faktoren ab — insbesondere von der Vollständigkeit der Unterlagen und der Auslastung der zuständigen Agentur für Arbeit.
Bundesagentur für Arbeit
ca. 10 Werktage
Durchschnittliche Bearbeitungsdauer bei vollständigen Unterlagen. Bei unvollständigen Anträgen oder Rückfragen kann sich die Dauer auf 4 bis 6 Wochen verlängern.
Vorabprüfung durch PAKA
24 Stunden
PAKA prüft Ihre Unterlagen innerhalb von 24 Stunden auf Vollständigkeit und Korrektheit. Fehler werden erkannt, bevor der Antrag bei der BA eingereicht wird — das verhindert zeitraubende Rückfragen.
Die Gültigkeitsdauer der erteilten Vorabzustimmung beträgt in der Regel 6 Monate. Innerhalb dieses Zeitraums muss die Fachkraft das Visum beantragen, damit die Vorabzustimmung genutzt werden kann.
9. Kosten
Die Bearbeitung der Vorabzustimmung durch die Bundesagentur für Arbeit selbst ist kostenlos. Es fallen keine Gebühren für die Prüfung und Erteilung an.
Wenn Sie den Prozess über PAKA abwickeln, fällt eine Servicegebühr an:
PAKA Servicegebühr
ab 90 € inkl. MwSt.
pro Antrag · Vollständige Dokumentenprüfung · Antragsstellung bei der BA · Status-Tracking
Im Vergleich: Die interne Bearbeitung durch die eigene Personalabteilung bindet je nach Erfahrungsstand mehrere Stunden Arbeitszeit. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 50–80 € für HR-Fachkräfte ist die Auslagerung an PAKA in den meisten Fällen wirtschaftlich sinnvoll — zumal das Risiko von fehlerhaften Anträgen und damit verbundenen Verzögerungen deutlich reduziert wird.
10. Was passiert nach der Genehmigung?
Nach Erteilung der Vorabzustimmung stehen zwei Wege offen:
Weg 1: Reguläres Visumsverfahren
Ihre Fachkraft beantragt bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung (Botschaft/Konsulat) ein Visum. Da die BA-Zustimmung bereits vorliegt, wird das Verfahren beschleunigt. Allerdings gibt es keine garantierten Fristen für den Botschaftstermin.
Weg 2: Beschleunigtes Fachkräfteverfahren
Im Rahmen des beschleunigten Fachkräfteverfahrens nach § 81a AufenthG wird der gesamte Prozess koordiniert. Die Ausländerbehörde gibt eine Vorabzustimmung zum Visum, und der Botschaftstermin wird innerhalb von 3 Wochen garantiert. Die Visumsentscheidung erfolgt ebenfalls innerhalb von 3 Wochen.
Empfohlen für maximale Planungssicherheit.
11. Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
In der Praxis scheitern viele Anträge auf Vorabzustimmung an vermeidbaren Fehlern. Die häufigsten Stolpersteine:
Unvollständige Unterlagen
Der häufigste Grund für Verzögerungen. Fehlende Dokumente führen zu Rückfragen der BA, die den Prozess um Wochen verlängern können. Nutzen Sie eine Checkliste oder den PAKA-Service für eine Vorabprüfung.
Falsches Verfahren gewählt
Wenn das falsche Einwanderungsverfahren angegeben wird, muss der gesamte Antrag neu gestellt werden. Prüfen Sie sorgfältig, welches Verfahren für Ihre Fachkraft in Frage kommt.
Gehalt unter Tarifniveau
Die BA prüft, ob die angebotene Vergütung den tariflichen oder ortsüblichen Bedingungen entspricht. Ein zu niedriges Gehalt führt zur Ablehnung. Informieren Sie sich vorab über die geltenden Tarifverträge oder die ortsübliche Vergütung.
Visumsantrag bereits gestellt
Wenn die Fachkraft bereits einen Visumsantrag bei der Auslandsvertretung gestellt hat, ist eine Vorabzustimmung nicht mehr möglich. Die zeitliche Reihenfolge ist zwingend: Vorabzustimmung vor Visumsantrag.
Fehlende oder ungültige Vollmacht
Wenn ein Dritter den Antrag stellt, muss eine gültige Vollmacht vorliegen. Diese muss vom vertretungsberechtigten Organ des Unternehmens (Geschäftsführer, Prokurist) unterzeichnet sein.
12. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist eine Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit?
Die Vorabzustimmung ist eine frühzeitige Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit zur Beschäftigung einer ausländischen Fachkraft. Sie wird erteilt, bevor die Fachkraft ein Visum beantragt, und beschleunigt den gesamten Einwanderungsprozess erheblich. Die Rechtsgrundlage findet sich in § 36 Abs. 3 BeschV.
Wie lange dauert die Bearbeitung einer Vorabzustimmung?
Die Bearbeitungsdauer bei der Bundesagentur für Arbeit beträgt durchschnittlich ca. 10 Werktage bei vollständigen Unterlagen. Bei unvollständigen Anträgen kann sich die Dauer auf 4 bis 6 Wochen verlängern. PAKA prüft Ihre Unterlagen vorab innerhalb von 24 Stunden auf Vollständigkeit und Fehler, sodass Verzögerungen durch Rückfragen vermieden werden.
Was kostet die Vorabzustimmung?
Die Bearbeitung durch die Bundesagentur für Arbeit ist kostenlos. Wenn Sie PAKA mit der Beantragung beauftragen, beträgt die Gebühr ab 90 € inkl. MwSt. pro Antrag. Dafür erhalten Sie eine vollständige Dokumentenprüfung, Antragsstellung und Status-Tracking.
Kann ich als Arbeitgeber die Vorabzustimmung selbst beantragen?
Ja, Arbeitgeber können die Vorabzustimmung direkt bei der Bundesagentur für Arbeit über den eService beantragen. Dies erfordert ein Arbeitgeberprofil bei der BA und die Zusammenstellung aller Unterlagen. Alternativ können Sie einen bevollmächtigten Dritten wie PAKA beauftragen, der den Antrag in Ihrem Namen stellt.
Welche Dokumente brauche ich für die Vorabzustimmung?
Grundsätzlich benötigen Sie: Vollmacht (wenn ein Dritter beantragt), Zusatzblatt A (Stellenbeschreibung), Arbeitsvertrag oder verbindliches Arbeitsplatzangebot. Je nach Verfahren kommen weitere Dokumente hinzu, etwa ein Anerkennungsbescheid, Ausbildungsvertrag oder Nachweis der Staatsangehörigkeit. Zur vollständigen Dokumentenliste
Was ist der Unterschied zwischen Vorabzustimmung und Zustimmung der BA?
Die Vorabzustimmung wird beantragt, bevor die Fachkraft ein Visum beantragt. Die reguläre BA-Zustimmung erfolgt erst im Rahmen des Visumverfahrens, wenn die Auslandsvertretung die BA um Stellungnahme bittet. Die Vorabzustimmung beschleunigt den Prozess, weil die Arbeitsmarktprüfung bereits vor dem Visumsantrag abgeschlossen ist und das Ergebnis als elektronische Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) direkt übermittelt wird.