Vorabzustimmung: Wie lange dauert die Bearbeitung?
Eine der haeufigsten Fragen von Arbeitgebern, die internationale Fachkraefte einstellen moechten, betrifft die Bearbeitungsdauer der Vorabzustimmung bei der Bundesagentur fuer Arbeit (BA). Die kurze Antwort: Bei vollstaendigen Unterlagen rechnen Sie mit etwa zehn Werktagen. Die ausfuehrliche Antwort ist komplexer, denn verschiedene Faktoren beeinflussen die tatsaechliche Dauer erheblich.
Die Bearbeitungsphasen im Ueberblick
Der Prozess der Vorabzustimmung laesst sich in drei Phasen unterteilen. Jede Phase hat ihre eigene typische Dauer und ihre eigenen Einflussfaktoren.
Vorbereitung und Einreichung
Dauer bei PAKA: ca. 24 Stunden nach Erhalt aller Unterlagen
In dieser Phase werden alle Dokumente zusammengetragen, auf Vollstaendigkeit und Korrektheit geprueft und der Antrag digital ueber die elektronische Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) bei der BA eingereicht. Wenn Sie den Antrag selbst stellen, kann diese Phase mehrere Tage bis Wochen dauern, je nachdem wie vertraut Sie mit dem Verfahren sind.
Pruefung durch die Bundesagentur fuer Arbeit
Dauer: ca. 10 Werktage (regulaeres Verfahren)
Die BA prueft die eingereichten Unterlagen, die Beschaeftigungsbedingungen (vergleichbare Arbeitsbedingungen mit inlaendischen Arbeitnehmern) und fuehrt bei bestimmten Verfahren eine Vorrangpruefung durch. Im beschleunigten Fachkraefteverfahren gilt eine verkuerzte Frist von nur einer Woche.
Bescheid und naechste Schritte
Dauer: 1–3 Werktage
Nach der Entscheidung der BA wird der Bescheid uebermittelt. Bei positivem Ergebnis kann der Visumantrag gestellt werden. PAKA informiert Sie sofort nach Eingang des Bescheids und leitet die naechsten Schritte ein.
Zeitvergleich: Selbst einreichen vs. mit PAKA
| Phase | Selbst (DIY) | Mit PAKA |
|---|---|---|
| Dokumente vorbereiten | 3–10 Werktage | entfaellt* |
| Pruefung und Einreichung | 1–5 Werktage | 24 Stunden |
| BA-Bearbeitung | ca. 10 Werktage | ca. 10 Werktage |
| Nachforderungen (haeufig) | +2–4 Wochen | selten noetig |
| Gesamtdauer (typisch) | 4–8 Wochen | ca. 2–3 Wochen |
* Sie laden Ihre Dokumente einfach hoch – PAKA uebernimmt die Aufbereitung und Zusammenstellung.
Was beeinflusst die Bearbeitungsdauer?
Vollstaendigkeit der Unterlagen
Der mit Abstand groesste Einflussfaktor. Fehlt auch nur ein Dokument, geht eine Nachforderung an den Antragsteller. Die Bearbeitungsuhr wird angehalten, bis die fehlenden Unterlagen eingereicht sind. Das kann den Prozess um zwei bis vier Wochen verzoegern. PAKA prueft alle Unterlagen vor Einreichung auf Vollstaendigkeit – das ist der wichtigste Zeitvorteil.
Korrekte Verfahrenswahl
Wird das falsche Verfahren gewaehlt, zum Beispiel Fachkraft statt Westbalkanregelung oder umgekehrt, kann die BA den Antrag zurueckweisen. Das bedeutet: zurueck auf Anfang. PAKA analysiert den Einzelfall und waehlt automatisch das optimale Verfahren.
Arbeitslast der BA
Die Bearbeitungszeiten schwanken je nach Auslastung der zustaendigen Stelle. Anfang des Jahres und nach Gesetzesaenderungen steigt das Antragsaufkommen. Die 10-Werktage-Angabe ist ein Richtwert, der in ruhigen Zeiten unterschritten und in Spitzenzeiten ueberschritten werden kann.
Art des Verfahrens
Im beschleunigten Fachkraefteverfahren nach § 81a AufenthG ist die BA an eine einwoechige Frist gebunden. Bei der regulaeren Vorabzustimmung gibt es keine gesetzliche Frist, aber die BA strebt zehn Werktage an. Bei der Westbalkanregelung kann es laenger dauern, da das Kontingent begrenzt ist.
Haeufige Verzoegerungen und wie Sie sie vermeiden
Unleserliche Dokumente
Unscharfe Handyfotos oder abgeschnittene Scans fuehren zur Rueckweisung. Verwenden Sie einen Scanner oder eine hochwertige Scan-App. Alle Seiten muessen vollstaendig und gut lesbar sein.
Widersprueche zwischen Dokumenten
Wenn der Firmenname im Arbeitsvertrag nicht mit dem in der Vollmacht uebereinstimmt, oder die Taetigkeit im Zusatzblatt A vom Arbeitsvertrag abweicht, haelt die BA die Bearbeitung an und fordert Klaerung.
Fehlende oder ungueltige Vollmacht
Ohne korrekte Vollmacht darf kein Dritter den Antrag einreichen. Die Vollmacht muss den korrekten Firmennamen, die bevollmaechtigte Person und den Umfang der Vertretung enthalten.
Abgelaufener Reisepass
Der Pass muss noch mindestens sechs Monate gueltig sein. Ein abgelaufener oder bald ablaufender Pass fuehrt zur Ablehnung. Pruefen Sie das Ablaufdatum, bevor Sie den Antrag stellen.
Sonderfall: Beschleunigtes Fachkraefteverfahren
Im beschleunigten Fachkraefteverfahren nach § 81a AufenthG gelten verkuerzte Fristen. Die BA muss innerhalb einer Woche ueber die Vorabzustimmung entscheiden. Dieser Zeitvorteil gilt allerdings nur, wenn der Antrag ueber die zustaendige Auslaenderbehoerde im Rahmen einer Vereinbarung gestellt wird.
Fuer Arbeitgeber, die regelmaessig Fachkraefte aus dem Ausland einstellen, ist das beschleunigte Verfahren trotz der Gebuehr von 411 Euro oft die wirtschaftlichere Wahl, da die Gesamtzeit deutlich verkuerzt wird und die Fachkraft frueher mit der Arbeit beginnen kann.
Haeufige Fragen zur Bearbeitungsdauer
Wie lange dauert die Vorabzustimmung der Bundesagentur fuer Arbeit?
Die regulaere Bearbeitungszeit bei der BA betraegt ca. 10 Werktage nach Eingang des vollstaendigen Antrags. Im beschleunigten Fachkraefteverfahren gilt eine verkuerzte Frist von einer Woche. Hinzu kommt die Vorbereitungszeit fuer die Dokumente.
Was verzoegert die Bearbeitung der Vorabzustimmung?
Die haeufigsten Gruende fuer Verzoegerungen sind unvollstaendige Unterlagen, falsch gewaehlte Verfahrensart, fehlende oder ungueltige Vollmacht und unleserliche Dokumente. Jede Nachforderung verzoegert den Prozess um typischerweise zwei bis vier Wochen.
Ist die Bearbeitung mit PAKA schneller?
Ja, weil PAKA die Hauptursache fuer Verzoegerungen eliminiert: unvollstaendige oder fehlerhafte Antraege. Durch die Dokumentenpruefung vor Einreichung, die korrekte Verfahrenswahl und die digitale Einreichung innerhalb von 24 Stunden wird die Gesamtdauer typischerweise auf zwei bis drei Wochen reduziert – statt vier bis acht Wochen bei Eigeneinreichung.
Weiterfuehrende Informationen
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