Checkliste: Internationale Fachkraft einstellen — Von A bis Z

Die Einstellung einer internationalen Fachkraft ist kein Sprint, sondern ein strukturierter Prozess mit klar definierten Schritten. Diese Checkliste fuehrt Sie durch alle 12 Phasen — von der ersten Bedarfsanalyse bis zur abgeschlossenen Integration in der Probezeit. Fuer jeden Schritt finden Sie die typische Dauer, benoetigt Dokumente und haeufige Fehlerquellen.

Hinweis: Der Gesamtprozess dauert je nach Einwanderungsweg und Herkunftsland typischerweise 3 bis 9 Monate. Der zeitkritische Faktor ist in der Regel die Berufsanerkennung bei reglementierten Berufen. Mit dem beschleunigten Fachkraefteverfahren lassen sich behoerdliche Schritte parallel abarbeiten und gesetzliche Fristen erzwingen.

Die 12 Schritte im Detail

Bedarf analysieren und Stellenprofil erstellen

Dauer: 1–2 Wochen

Definieren Sie den genauen Personalbedarf: Welche Qualifikationen sind zwingend erforderlich, welche wuenschenswert? Legen Sie den Gehaltsrahmen auf Basis des Tarifvertrags oder ortsueblicherLoehne fest und bestimmen Sie das gewuenschte Eintrittsdatum. Ein praezises Stellenprofil ist die Grundlage fuer alle weiteren Schritte — und fuer die BA-Pruefung der Arbeitsbedingungen.

Haeufige Fehlerquelle:

Zu allgemeine Stellenbeschreibungen fuehren bei der BA-Pruefung zu Rueckfragen. Verwenden Sie die exakte Berufsbezeichnung laut Klassifikation der Berufe (KldB).

Einwanderungsweg waehlen

Dauer: 1–3 Tage Analyse

Die Wahl des richtigen Einwanderungswegs beeinflusst Dauer, Kosten und Anforderungen des gesamten Prozesses. Die wichtigsten Optionen:

Fachkraftvisum nach §18a/18b AufenthG — fuer anerkannte Berufsabschluesse
Blaue Karte EU — fuer Hochschulabsolventen mit Mindestgehalt
Beschleunigtes Fachkraefteverfahren (§81a AufenthG) — parallele Bearbeitung, feste Fristen
Westbalkanregelung — fuer Staatsangehoerige der Westbalkanstaaten, kein Anerkennungserfordernis
Ausbildungsvisum — wenn die Fachkraft zuerst in Deutschland ausgebildet werden soll

Haeufige Fehlerquelle:

Den falschen Weg zu waehlen kostet Wochen. Pruefen Sie Staatsangehoerigkeit, Qualifikation und Berufsfeld gemeinsam — nicht separat.

Recruiting-Kanal waehlen

Dauer: 1–3 Monate

Ohne geeignete Kandidatinnen und Kandidaten gibt es keinen Prozess. Waehlen Sie den Recruiting-Kanal passend zu Ihrer Zielregion und Ihrem Budget:

Direktsuche: Make it in Germany, LinkedIn, internationale Fachboersen
Recruiting-Agenturen im Herkunftsland (z. B. Philippinen, Mexiko, Indien)
Jobmessen im Ausland (z. B. Pflegemessen in Manila oder Bogota)
Spezialisierte Partner fuer Pflegekraefte aus dem Ausland

Haeufige Fehlerquelle:

Ohne vorab geklaeerte Sprachkenntnisse (B1/B2?) und Anerkennungsvoraussetzungen einzustellen, fuehrt spaeter zu teuren Verzoegerungen.

Kandidaten auswaehlen und Arbeitsvertrag erstellen

Dauer: 2–4 Wochen

Fuehren Sie strukturierte Vorstellungsgespraeche per Video-Call und pruefen Sie Diplome, Zeugnisse und Sprachnachweise auf Echtheit und Anerkennung. Erstellen Sie anschliessend einen rechtssicheren Arbeitsvertrag. Wichtig: Das vereinbarte Gehalt muss den tariflichen oder ortsueblicherLoehnen entsprechen — dies prueft die BA im naechsten Schritt.

Benoetigt fuer den Arbeitsvertrag:

Genaue Berufsbezeichnung, Taetigkeit, Arbeitszeit, Gehaltshoehe, Urlaubsanspruch, Beginn und Laufzeit. Der Vertrag muss von beiden Parteien unterzeichnet sein, bevor die Vorabzustimmung beantragt werden kann.

Vorabzustimmung der BA einholen

Dauer: ca. 2–3 Wochen gesamt

Die Vorabzustimmung der Bundesagentur fuer Arbeit ist der zentrale buerokratische Schritt fuer die meisten Einwanderungswege. Die BA prueft, ob die Arbeitsbedingungen mit denen inlaendischer Arbeitnehmer vergleichbar sind. Nach Eingang vollstaendiger Unterlagen entscheidet die BA in ca. 10 Werktagen (im beschleunigten Verfahren: 1 Woche).

PAKA bearbeitet diesen Schritt vollstaendig fuer Sie: Dokumentenpruefung, digitale Einreichung ueber eAMZ und Nachforderungsmanagement.

Haeufige Fehlerquelle:

Unvollstaendige Unterlagen stoppen die Bearbeitungsuhr und verzoe-gern den Prozess um 2–4 Wochen. Pruefen Sie alle Dokumente vor Einreichung.

Ggf. Berufsanerkennung einleiten

Dauer: 2–6 Monate (parallel moeglich)

Fuer reglementierte Berufe — insbesondere Pflege, Aerzte, Apotheker, Architekten — ist die Berufsanerkennung Pflicht. Fuer nicht-reglementierte Berufe (IT, Handwerk, kaufmaennische Berufe) geniegt der Nachweis gleichwertiger Qualifikation. Im beschleunigten Fachkraefteverfahren laeuft die Anerkennung parallel zur BA-Pruefung und zum Visumsverfahren.

Berufsanerkennung Pflege: Ablauf und Voraussetzungen
Zustaendige Stelle je nach Bundesland und Beruf bestimmen (anabin-Datenbank)
Bei teilweiser Gleichwertigkeit: Anpassungsqualifizierung oder Kenntnisnachpruefung

Haeufige Fehlerquelle:

Die zustaendige Anerkennungsstelle zu spaet zu kontaktieren ist der haeufigste Grund fuer Verzoegerungen um mehrere Monate.

Visum beantragen

Dauer: 4–12 Wochen (abhaengig von Land und Botschaft)

Die Fachkraft beantragt das nationale Visum (Kategorie D) eigenstaendig bei der deutschen Botschaft oder dem Konsulat in ihrem Herkunftsland. Voraussetzung ist die positive Vorabzustimmung der BA. Im beschleunigten Fachkraefteverfahren garantiert die Auslaenderbehoerde einen Botschaftstermin innerhalb von 3 Wochen — ein enormer Zeitvorteil gegenueber regulaeren Wartezeiten von mehreren Monaten.

Mehr zum Visumsantrag fuer Deutschland finden Sie in unserem ausfuehrlichen Leitfaden.

Haeufige Fehlerquelle:

Botschaftstermine sind in manchen Laendern Monate im Voraus ausgebucht. Buchen Sie so frueh wie moeglich, idealerweise schon waehrend die Vorabzustimmung bearbeitet wird.

Sprachkurs organisieren

Dauer: 3–6 Monate (im Herkunftsland, parallel)

Ausreichende Deutschkenntnisse sind fuer die Arbeitsaufnahme in Deutschland unabdingbar — und in manchen Berufen rechtlich vorgeschrieben. Das benoetigt Sprachniveau haengt vom Beruf ab:

B1 — viele gewerbliche und kaufmaennische Berufe
B2 — Pflege, medizinische Fachangestellte
C1 — Aerzte, Apotheker

Unterstuetzen Sie die Fachkraft aktiv bei der Wahl eines geeigneten Sprachkurses. Viele Arbeitgeber bezuschussen Sprachkurse oder uebernehmen die Kosten vollstaendig, da die Fachkraft schneller einsetzbar ist.

Haeufige Fehlerquelle:

Den Sprachkurs zu spaet zu starten ist einer der haeufigsten Gruende fuer einen verzoegerten Arbeitsbeginn. Starten Sie den Sprachkurs parallel zur behoerdlichen Phase.

Wohnung und Relocation vorbereiten

Dauer: 4–8 Wochen vor Einreise

Die Wohnungssituation ist einer der entscheidenden Faktoren fuer eine erfolgreiche Integration. Viele internationale Fachkraefte scheitern nicht am Verfahren, sondern an fehlender Unterkunft. Beginnen Sie mit der Wohnungssuche parallel zur behoerdlichen Phase:

Moeblierten Uebergangswohnraum fuer die ersten Wochen organisieren
Anmeldung beim Einwohnermeldeamt vorplanen (benoetigt feste Adresse)
Bankkonto: Informationen zu Direktbanken (z. B. N26) bereitstellen
Krankenversicherung klaeren (gesetzlich oder privat)
Orientierungshilfe: Anfahrt, lokale Infrastruktur, oeffentlicher Nahverkehr

Einreise und Behoerdenanmeldung

Dauer: erste 1–2 Wochen nach Ankunft

Mit dem nationalen Visum kann die Fachkraft einreisen und bis zu 90 Tage arbeiten, waehrend sie den Aufenthaltstitel beantragt. In der ersten Woche nach Ankunft sind folgende Schritte notwendig:

Anmeldung beim Einwohnermeldeamt (innerhalb von 14 Tagen Pflicht)
Aufenthaltserlaubnis bei der Auslaenderbehoerde beantragen
Sozialversicherungsnummer beantragen
Steuernummer beantragen (ueber das Finanzamt)
Bankkonto eroeffnen

Haeufige Fehlerquelle:

Viele Arbeitgeber unterstuetzen die Fachkraft bei diesen Behoerdengaengen nicht aktiv. Ohne Begleitung oder klare Anleitung kostet diese Phase unnoetig viel Zeit und sorgt fuer Unsicherheit.

Onboarding und Einarbeitung

Dauer: 2–4 Wochen

Ein strukturiertes Onboarding erhoeht die Bleibequote erheblich. Planen Sie die Einarbeitungsphase im Voraus und benennen Sie eine feste Ansprechperson (Mentoring-Modell):

Arbeitsplatz und Zugaenge (IT, Geraete) vorbereiten
Kolleginnen und Kollegen vorstellen — auch informell
Arbeitsablaeufe und interne Kommunikation erklaeren
Mentor oder Patin benennen, der in den ersten Wochen unterstuetzt
Einarbeitungsplan schriftlich erstellen und gemeinsam durchgehen

Probezeit und Integration begleiten

Dauer: 3–6 Monate Probezeit

Die Probezeit ist entscheidend fuer den langfristigen Verbleib. Internationale Fachkraefte stehen vor besonderen Herausforderungen: neues Land, neue Sprache, neue Kultur. Regelmaeige Gespaeche und aktive Unterstuetzung bei der Integration machen den Unterschied:

Monatliche Feedbackgespraeche in den ersten sechs Monaten
Deutschkurs am Arbeitsort unterstuetzen oder finanzieren
Soziale Integration foerdern (Teamevents, Aktivitaeten ausserhalb der Arbeit)
Bei Behoerdenterminen (Aufenthaltstitelverlaengerung) weiter begleiten

Wichtig:

Die meisten Abbrueche passieren in den ersten sechs Monaten, wenn Fachkraefte sich sozial isoliert fuehlen. Investieren Sie in Integration — es ist die beste Absicherung Ihrer Recruitinginvestition.

Dokumente-Checkliste: Was Sie als Arbeitgeber brauchen

Diese Dokumente benoetigen Sie als Arbeitgeber fuer den Antrag auf Vorabzustimmung bei der Bundesagentur fuer Arbeit. Je nach Einwanderungsweg kommen weitere hinzu.

Dokument	Pflicht	Hinweis
Arbeitsvertrag (unterschrieben)	Ja	Tarifkonformes Gehalt, genaue Taetigkeit
Zusatzblatt A (Stellenbeschreibung)	Ja	Formular der BA, vollstaendig ausfuellen
Reisepasskopie der Fachkraft	Ja	Noch mind. 6 Monate gueltig
Qualifikationsnachweis (Diplom/Abschluss)	Ja	Original oder beglaubigte Kopie + Uebersetzung
Vollmacht fuer den Dienstleister	Ggf.	Wenn PAKA oder Dritter den Antrag stellt
Handelsregisterauszug	Ggf.	Erstmalige Nutzung der eAMZ
Anerkennungsbescheid	Ggf.	Nur bei reglementierten Berufen (z. B. Pflege)
Sprachzertifikat	Ggf.	B1/B2 je nach Beruf, Goethe-Institut oder telc

Realistischer Zeitplan: Von der Entscheidung bis zum ersten Arbeitstag

Phase	Schritte	Dauer
Vorbereitung	Schritt 1–2: Bedarf, Stellenprofil, Verfahrenswahl	1–2 Wochen
Recruiting	Schritt 3–4: Kandidatensuche, Auswahl, Vertrag	4–12 Wochen
Behoerden	Schritt 5–7: BA-Zustimmung, Anerkennung, Visum	6–20 Wochen*
Vorbereitung Einreise	Schritt 8–9: Sprachkurs, Wohnung (parallel)	parallel
Start	Schritt 10–12: Einreise, Anmeldung, Onboarding	2–4 Wochen
Gesamt (typisch)	Entscheidung bis erster Arbeitstag	3–9 Monate

* Ohne Anerkennung ca. 6–10 Wochen, mit Berufsanerkennung fuer reglementierte Berufe bis zu 20 Wochen. Im beschleunigten Fachkraefteverfahren ca. 10–14 Wochen.

Haeufige Fragen zur internationalen Einstellung

Wie lange dauert es, eine auslaendische Fachkraft einzustellen?

Der gesamte Prozess dauert typischerweise 3 bis 9 Monate: Recruiting 1–3 Monate, Vorabzustimmung der BA ca. 2–3 Wochen, Berufsanerkennung (nur bei reglementierten Berufen) 2–6 Monate, Visum 4–12 Wochen. Mit dem beschleunigten Fachkraefteverfahren laesst sich die behoerdliche Phase auf ca. 3 Monate verkuerzen, da alle Pruefungen parallel ablaufen.

Welche Dokumente benoetigt der Arbeitgeber fuer die Einstellung einer internationalen Fachkraft?

Der Arbeitgeber benoetigt fuer die Vorabzustimmung: unterzeichneten Arbeitsvertrag, Zusatzblatt A (Stellenbeschreibung), Reisepasskopie der Fachkraft sowie den Qualifikationsnachweis mit beglaubigter Uebersetzung. Bei reglementierten Berufen wie Pflege kommt der Anerkennungsbescheid hinzu. Fuer Antragstellung durch einen Dienstleister ist ausserdem eine Vollmacht notwendig.

Muss ich die Berufsanerkennung vor dem Visum haben?

Fuer reglementierte Berufe (Pflege, Arzt, Apotheker, Architekt) ist die vollstaendige oder bescheinigte Anerkennung Voraussetzung fuer die Aufenthaltserlaubnis. Fuer nicht-reglementierte Berufe (IT, Handwerk, kaufmaennische Berufe) reicht der Nachweis einer gleichwertigen Qualifikation. Im beschleunigten Fachkraefteverfahren laeuft die Anerkennung parallel zum Visumsverfahren, was Monate spart.

Was ist der schnellste Weg, eine internationale Fachkraft einzustellen?

Der schnellste Weg ist das beschleunigte Fachkraefteverfahren nach §81a AufenthG: Alle behoerdlichen Schritte laufen parallel, und feste Fristen gelten fuer die BA (1 Woche), Berufsanerkennung (2 Monate) und Botschaft (3 Wochen). Fuer Westbalkan-Staatsangehoerige ist ausserdem die Westbalkanregelung eine schnelle und unkomplizierte Option ohne Anerkennungserfordernis.

Weiterfuehrende Informationen

Fachkräfte aus dem Ausland einstellen

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Weiterführende Leitfäden

Vorabzustimmung beantragen →Beschleunigtes Fachkräfteverfahren →Wege nach Deutschland im Vergleich →Kosten der Vorabzustimmung →Fachkräfte aus dem Ausland einstellen →Erfahrungsberichte: Fachkräfte aus dem Ausland →

Quellenverzeichnis

§18a, 18b AufenthG – Aufenthaltstitel zur Beschäftigung als Fachkraft. gesetze-im-internet.de
§81a AufenthG – Beschleunigtes Fachkräfteverfahren. gesetze-im-internet.de
Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsmarktzulassung für ausländische Arbeitnehmer. arbeitsagentur.de
Make it in Germany: Arbeitgeber-Leitfaden internationale Fachkräfte. make-it-in-germany.com