Haeufige Fragen zur Fachkraefteeinwanderung — FAQ fuer Arbeitgeber
Diese Seite ist Ihre zentrale Anlaufstelle fuer alle Fragen rund um die Einstellung auslaendischer Fachkraefte. Ob Vorabzustimmung, beschleunigtes Fachkraefteverfahren, Visa oder Pflege — hier finden Sie praezise Antworten und Links zu unseren ausfuehrlichen Leitfaeden.
1. Vorabzustimmung
Die Vorabzustimmung ist der zentrale erste Schritt fuer Arbeitgeber, die eine Fachkraft aus einem Drittstaat einstellen moechten. Diese acht Fragen erklaeren alles Wesentliche. Zum vollstaendigen Vorabzustimmungs-Leitfaden
Was ist eine Vorabzustimmung?
Die Vorabzustimmung ist eine fruehzeitige Zustimmung der Bundesagentur fuer Arbeit (BA) zur Beschaeftigung einer auslaendischen Fachkraft — beantragt vom Arbeitgeber, bevor die Fachkraft einen Visumsantrag stellt. Die Rechtsgrundlage findet sich in § 36 Abs. 3 der Beschaeftigungsverordnung (BeschV).
Im regulaeren Verfahren prueft die BA die Beschaeftigungsbedingungen erst, wenn die Fachkraft das Visum beantragt. Die Vorabzustimmung kehrt diese Reihenfolge um: Die Arbeitsmarktpruefung findet vorab statt und fliessst als elektronische Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) in das spaetere Visumverfahren ein.
Wer braucht eine Vorabzustimmung?
Alle Arbeitgeber, die eine Fachkraft aus einem Drittstaat (ausserhalb der EU, EWR und Schweiz) einstellen moechten, koennen eine Vorabzustimmung beantragen. Sie ist keine Pflicht, aber dringend empfohlen: Ohne sie laeuft die BA-Zustimmung erst im Visumverfahren — das verzoegert alles um Wochen bis Monate.
Im Rahmen des beschleunigten Fachkraefteverfahrens nach § 81a AufenthG ist die Vorabzustimmung ein integraler Bestandteil des Verfahrens und praktisch obligatorisch.
Wie beantrage ich eine Vorabzustimmung?
Sie haben zwei Wege: Erstens koennen Sie den Antrag direkt ueber den eService der Bundesagentur fuer Arbeit stellen — dazu benoetigen Sie ein Arbeitgeberprofil bei der BA. Zweitens koennen Sie einen bevollmaechtigten Dienstleister wie PAKA beauftragen, der den Antrag in Ihrem Namen einreicht.
In beiden Faellen benoetigen Sie mindestens: Vollmacht (bei Drittbeauftragung), Zusatzblatt A mit Stellenbeschreibung sowie Arbeitsvertrag oder verbindliches Arbeitsplatzangebot.
Wie lange dauert die Vorabzustimmung?
Bei vollstaendigen Unterlagen bearbeitet die Bundesagentur fuer Arbeit den Antrag in durchschnittlich ca. 10 Werktagen. Bei unvollstaendigen Antraegen oder Rueckfragen kann sich die Dauer auf 4 bis 6 Wochen verlaengern. PAKA prueft alle Unterlagen vorab innerhalb von 24 Stunden, um solche Verzoegerungen zu vermeiden.
Was kostet die Vorabzustimmung?
Die Bearbeitung durch die Bundesagentur fuer Arbeit ist kostenlos — es fallen keine Behoerdengebuehren an. Wenn Sie PAKA mit der Antragsstellung beauftragen, betraegt die Servicegebuehr ab 90 € inkl. MwSt. pro Antrag. Dafuer erhalten Sie vollstaendige Dokumentenpruefung, Antragsstellung und Status-Tracking.
Welche Unterlagen brauche ich fuer die Vorabzustimmung?
Grundsaetzlich benoetigen Sie in allen Verfahren: Vollmacht (wenn ein Dritter beantragt), Zusatzblatt A (Stellenbeschreibung der BA), Arbeitsvertrag oder verbindliches Arbeitsplatzangebot. Je nach Einwanderungsverfahren kommen weitere Dokumente hinzu, zum Beispiel Anerkennungsbescheid, Ausbildungsvertrag oder Passkopie.
PAKA erstellt fuer jeden Fall eine personalisierte Dokumenten-Checkliste, sodass nichts vergessen wird.
Kann ich die Vorabzustimmung online beantragen?
Ja. Die Bundesagentur fuer Arbeit bietet mit der elektronischen Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) eine vollstaendig digitale Antragsstellung an. Der gesamte Prozess — Antrag, Pruefung, Genehmigung und Uebermittlung an die Auslandsvertretung — laeuft elektronisch.
PAKA bietet darueber hinaus eine eigene Online-Plattform mit benutzerfreundlichem Dokumente-Upload und transparentem Status-Tracking — keine Formulare, kein Papierkram.
Was passiert nach der Vorabzustimmung?
Nach Erteilung der Vorabzustimmung sind zwei Wege moeglich: Im regulaeren Verfahren beantragt Ihre Fachkraft bei der zustaendigen deutschen Auslandsvertretung (Botschaft/Konsulat) das Visum — die BA-Zustimmung liegt bereits vor und beschleunigt das Verfahren.
Im beschleunigten Fachkraefteverfahren wird zudem ein Botschaftstermin innerhalb von 3 Wochen garantiert und die Visumsentscheidung faellt innerhalb weiterer 3 Wochen. Das ist die schnellste Option.
2. Beschleunigtes Fachkraefteverfahren
Das beschleunigte Fachkraefteverfahren nach § 81a AufenthG ist der schnellste Weg zur Fachkraft aus dem Ausland — mit verbindlichen Fristen und behordlicher Koordination. Zum vollstaendigen Leitfaden
Was ist das beschleunigte Fachkraefteverfahren?
Das beschleunigte Fachkraefteverfahren ist ein im Fachkraefteeinwanderungsgesetz (seit 1. Maerz 2020) eingefahrenes Verfahren, bei dem die Auslaenderbehoerde eine Lotsenfunktion uebernimmt: Sie koordiniert alle beteiligten Behoerden parallel — Anerkennungsstelle, Bundesagentur fuer Arbeit und Auslandsvertretung.
Das Ergebnis: verbindliche Fristen. Berufsanerkennung innerhalb von 2 Monaten, Botschaftstermin innerhalb von 3 Wochen, Visumsentscheidung innerhalb von 3 Wochen. Gesamtdauer: 3 bis 4 Monate statt 6 bis 12 Monate im regulaeren Verfahren.
Was kostet das beschleunigte Fachkraefteverfahren?
Die Verwaltungsgebuehr fuer die Auslaenderbehoerde betraegt 411 €. Hinzu kommen Kosten fuer die Berufsanerkennung (100 bis 600 € je nach Beruf und Anerkennungsstelle), die Visumsgbuehr (75 €) sowie ggf. die PAKA-Servicegebuehr fuer die Vorabzustimmung (ab 90 € inkl. MwSt.).
Insgesamt sind Gesamtkosten von ca. 700 bis 1.200 € realistisch — zuzueglich eventueller Uebersetzungskosten. Gegenueber der Alternative, einen Monat laenger auf eine Fachkraft zu warten, ist das in fast allen Faellen eine lohnende Investition.
Wann lohnt sich das beschleunigte Verfahren?
Das beschleunigte Verfahren lohnt sich fuer praktisch alle Arbeitgeber mit dringendem Personalbedarf. Die Mehrkosten von 411 € fuer die Auslaenderbehoerde amortisieren sich schon dann, wenn eine Stelle nur zwei Wochen frueher besetzt werden kann. Bei durchschnittlichen Produktivitaetskosten einer unbesetzten Stelle von 2.000 bis 5.000 € pro Monat rechnet sich das Verfahren fast immer.
Besonders empfehlenswert ist es in Branchen mit hohem Fachkraeftemangel: Pflege, Handwerk, IT und Ingenieurwesen.
Was ist § 81a AufenthG?
§ 81a des Aufenthaltsgesetzes ist die Rechtsgrundlage fuer das beschleunigte Fachkraefteverfahren. Er verpflichtet die beteiligten Behoerden zu verbindlichen Fristen und definiert die Rolle der Auslaenderbehoerde als koordinierende Lotsenstelle.
Die zentralen Fristen: Berufsanerkennung innerhalb von 2 Monaten, Botschaftstermin innerhalb von 3 Wochen nach Uebermittlung der Vorabzustimmung, Visumsentscheidung innerhalb von 3 Wochen nach dem Termin.
Brauche ich eine Vollmacht fuer das Fachkraefteverfahren?
Wenn Sie einen Dienstleister wie PAKA mit der Antragsstellung beauftragen, benoetigen Sie eine Vollmacht. Diese muss vom vertretungsberechtigten Organ des Unternehmens — Geschaeftsfuehrer oder Prokurist — unterzeichnet sein und den genauen Umfang der Bevollmaechtigung benennen.
Die Vereinbarung mit der Auslaenderbehoerde zum Einleiten des beschleunigten Verfahrens muss der Arbeitgeber selbst unterschreiben. Nur die operative Abwicklung kann an Dritte delegiert werden.
Wie laeuft der Antrag im beschleunigten Fachkraefteverfahren ab?
Der Ablauf umfasst 7 Schritte: (1) Arbeitgeber schliesst Vereinbarung mit der Auslaenderbehoerde (Gebuehr: 411 €), (2) Behoerde koordiniert parallele Pruefungen, (3) beschleunigte Berufsanerkennung innerhalb von max. 2 Monaten, (4) Vorabzustimmung der Bundesagentur fuer Arbeit, (5) Auslaenderbehoerde erteilt Vorabzustimmung zum Visum, (6) Botschaftstermin innerhalb von 3 Wochen, (7) Visumsentscheidung innerhalb von 3 Wochen.
3. Visa und Aufenthalt
Welches Visum Ihre Fachkraft benoetigt, haengt von Qualifikation, Herkunftsland und Beschaeftigungsart ab. Hier die wichtigsten Visumskategorien im Ueberblick.
Welches Visum braucht meine Fachkraft?
Das haengt von der Qualifikation ab: Fachkraefte mit anerkanntem Berufsabschluss erhalten ein Visum nach § 18a AufenthG, Akademiker nach § 18b AufenthG. Hochqualifizierte koennen die Blaue Karte EU beantragen. Fuer die Einreise zur Berufsausbildung gibt es das Ausbildungsvisum, fuer die Jobsuche die Chancenkarte.
Fuer Staatsangehoerige bestimmter Westbalkan-Laender gibt es zudem die Westbalkanregelung, die keine Berufsanerkennung voraussetzt.
Was ist die Blaue Karte EU?
Die Blaue Karte EU ist ein Aufenthaltstitel fuer hochqualifizierte Drittstaatsangehoerige mit Hochschulabschluss. Voraussetzung ist ein Mindestgehalt (2026: ca. 45.300 € brutto jaehrlich, in Mangelberufen wie IT, Pflege oder Ingenieurwesen ca. 35.100 €).
Ein besonderer Vorteil: Die Blaue Karte EU ermoeglicht nach 27 Monaten Beschaftigung (bei guten Deutschkenntnissen: 21 Monate) die Niederlassungserlaubnis. Der Ehegatte hat sofort Zugang zum Arbeitsmarkt.
Was ist die Chancenkarte?
Die Chancenkarte (§ 20a AufenthG) ist ein Visum zur Jobsuche fuer qualifizierte Fachkraefte aus Drittstaaten, die noch kein konkretes Arbeitsangebot haben. Die Zulassung erfolgt ueber ein Punktesystem: Qualifikation, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse und Deutschlandbezug werden bewertet.
Die Chancenkarte gilt fuer ein Jahr und erlaubt waehrend der Jobsuche eine Probebeschaeftigung bis zu 20 Stunden pro Woche. Findet die Person eine passende Stelle, kann sie direkt in einen regulaeren Aufenthaltstitel wechseln.
Wie funktioniert das Ausbildungsvisum?
Das Ausbildungsvisum erlaubt die Einreise nach Deutschland zum Zweck einer betrieblichen Berufsausbildung. Voraussetzungen sind: ein bei der zustaendigen Kammer (IHK oder HWK) eingetragener Ausbildungsvertrag, Deutschkenntnisse mindestens auf A2-Niveau (in vielen Berufen B1) und die Zustimmung der Bundesagentur fuer Arbeit.
Das beschleunigte Fachkraefteverfahren kann auch fuer Ausbildungsstellen genutzt werden — und ist dann besonders schnell, weil keine Berufsanerkennung erforderlich ist.
Wie funktioniert der Familiennachzug?
Ehegatten und minderjaehrige Kinder koennen im Rahmen des beschleunigten Fachkraefteverfahrens gleichzeitig mitbehandelt werden, sodass die Familie gemeinsam einreisen kann. Fuer den Ehegatten sind in der Regel Deutschkenntnisse auf A1-Niveau nachzuweisen.
Der Ehegatte einer Person mit Blauer Karte EU hat sofort vollen Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt — ohne eigene Aufenthaltserlaubnis zur Beschaeftigung beantragen zu muessen.
Was ist die Westbalkanregelung?
Die Westbalkanregelung (§ 26 Abs. 2 BeschV) ermoeglicht Staatsangehoerigen aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Nordmazedonien, Montenegro und Serbien die Aufnahme einer Beschaeftigung in Deutschland — ohne dass ein anerkannter Berufsabschluss vorliegen muss. Die Bundesagentur fuer Arbeit prueft lediglich die Beschaeftigungsbedingungen.
Das Kontingent ist begrenzt: Es stehen jaehrlich 50.000 Zustimmungen zur Verfuegung. Die Nachfrage uebersteigt das Angebot erheblich, weshalb eine fruehzeitige Antragstellung entscheidend ist.
4. Pflege
Die Einstellung auslaendischer Pflegekraefte hat besondere Anforderungen — von der Berufsanerkennung bis zu den Sprachkenntnissen. Diese fuenf Fragen geben einen Ueberblick.
Wie stelle ich Pflegekraefte aus dem Ausland ein?
Die Einstellung auslaendischer Pflegefachkraefte erfolgt in der Regel ueber das Fachkraefteverfahren mit Berufsanerkennung (§ 18a AufenthG) oder ueber die Anerkennungspartnerschaft (§ 16d Abs. 3 AufenthG). Letztere ermoeglicht die Einreise, bevor die Anerkennung abgeschlossen ist.
PAKA begleitet den gesamten Prozess fuer Pflegeeinrichtungen und Krankenhaeuser: von der Vorabzustimmung bei der Bundesagentur fuer Arbeit bis zur finalen Genehmigung.
Wie funktioniert die Pflege-Anerkennung?
Die Anerkennung auslaendischer Pflegeabschluesse prueft die zustaendige Anerkennungsbehoerde des jeweiligen Bundeslandes. Sie vergleicht die im Ausland erworbene Qualifikation mit dem deutschen Pflegeberufegesetz. Bei wesentlichen Unterschieden koennen Ausgleichsmassnahmen — ein Anpassungslehrgang oder eine Kenntnisprüfung — angeordnet werden.
Im beschleunigten Fachkraefteverfahren muss die Anerkennungsbehoerde innerhalb von 2 Monaten entscheiden.
Was ist eine Anerkennungspartnerschaft?
Die Anerkennungspartnerschaft (§ 16d Abs. 3 AufenthG, in Kraft seit 2024) ermoeglicht die Einreise nach Deutschland, bevor die Berufsanerkennung abgeschlossen ist. Arbeitgeber und Fachkraft schliessen eine Vereinbarung, die die Anpassungsqualifizierung in Deutschland regelt.
Das ist besonders fuer die Pflege relevant: Pflegekraefte koennen fruehzeitig einreisen, unter Aufsicht arbeiten und parallel die Anerkennung abschliessen — statt jahrelang im Ausland auf den Abschluss des Anerkennungsverfahrens zu warten.
Welche Sprachkenntnisse brauchen Pflegekraefte?
Fuer die Zulassung zur Berufsausuebung in der Pflege werden in Deutschland in der Regel Deutschkenntnisse auf B2-Niveau verlangt — das ist Voraussetzung fuer die staatliche Berufszulassung. Fuer die Einreise und den laufenden Anerkennungsprozess genuegt haeufig B1.
Im Rahmen der Anerkennungspartnerschaft sind A2-Kenntnisse als Mindestvoraussetzung festgelegt. Die Fachkraft absolviert dann Sprachkurse parallel zur Anpassungsqualifizierung in Deutschland.
Welche Ausbildungswege gibt es in der Pflege?
Es gibt drei Hauptwege: (1) Die dreijehrige generalistiche Pflegeausbildung nach dem Pflegeberufegesetz, die zur Pflegefachkraft ausbildet. (2) Die einjehrige Ausbildung zur Pflegefachassistenz (Pflegehilfe). (3) Anerkennungswege fuer im Ausland ausgebildete Pflegekraefte — mit oder ohne Anerkennungspartnerschaft.
Fuer alle Ausbildungswege kann das beschleunigte Fachkraefteverfahren genutzt werden, um die Einreise zu beschleunigen.
5. Kosten und Prozess
Was kostet die gesamte Fachkraefteeinwanderung, wie lange dauert sie und was genau macht PAKA? Die fuenf haeufigsten Fragen zum Gesamtprozess.
Was kostet die gesamte Fachkraefteeinwanderung?
Die Gesamtkosten setzen sich zusammen aus mehreren Positionen: Vorabzustimmung (kostenlos bzw. ab 90 € mit PAKA), beschleunigtes Fachkraefteverfahren (411 € Auslaenderbehoerde), Berufsanerkennung (100 bis 600 € je nach Beruf), Visum (75 €) und ggf. Uebersetzungskosten fuer Dokumente (200 bis 600 €).
Insgesamt sind realistisch 700 bis 2.000 € pro Fachkraft anzusetzen. Die Kosten tragen in der Praxis ueberwiegend die Arbeitgeber — und amortisieren sich in der Regel innerhalb weniger Wochen nach Arbeitsbeginn.
Wie lange dauert der gesamte Prozess?
Mit dem beschleunigten Fachkraefteverfahren sind 3 bis 4 Monate von der Vereinbarung mit der Auslaenderbehoerde bis zur Einreise realistisch. Im regulaeren Verfahren sind 6 bis 12 Monate ueblich, in Laendern mit langen Botschaftswartezeiten (z.B. Indien, Pakistan) auch laenger.
Die Vorabzustimmung allein dauert bei vollstaendigen Unterlagen ca. 10 Werktage. PAKA prueft alle Unterlagen vorab innerhalb von 24 Stunden, um sicherzustellen, dass der Antrag bei der BA sofort bearbeitet werden kann.
Kann ich mehrere Fachkraefte gleichzeitig einstellen?
Ja, es gibt keine gesetzliche Begrenzung fuer die Anzahl der Antraege, die ein Arbeitgeber gleichzeitig stellen kann. Jede Fachkraft benoetigt ein eigenes Verfahren mit eigenen Unterlagen — die Verfahren sind jedoch unabhaengig voneinander und koennen parallel laufen.
Einzige Ausnahme: Fuer die Westbalkanregelung gilt ein Gesamtkontingent von jaehrlich 50.000 Zustimmungen fuer alle Arbeitgeber in Deutschland zusammen.
PAKA kann mehrere parallele Antraege effizient verwalten und bietet bei groesseren Volumina ein Mengenrabattsystem.
Welche Foerderprogramme gibt es fuer die Fachkraefteeinwanderung?
Es gibt diverse Foerdermoeglichkeiten auf Bundes- und Laenderebene: Die Bundesagentur fuer Arbeit foerdert Sprachkurse und Qualifizierungsmassnahmen. Das Qualifizierungschancengesetz ermoeglicht die Foerderung von Weiterbildungen. Viele Bundeslaender haben eigene Willkommenszentren und Foerderprogramme.
Fuer kleine und mittlere Unternehmen gibt es zudem Unterstuetzung durch das Programm "Unternehmen Berufsanerkennung" des BMBF. Die konkreten Foerderhoehen und Voraussetzungen variieren je nach Bundesland und Berufsfeld.
Was macht PAKA genau?
PAKA ist ein spezialisierter Dienstleister fuer die Vorabzustimmung bei der Bundesagentur fuer Arbeit. PAKA uebernimmt fuer Arbeitgeber drei Kernleistungen: erstens die Pruefung aller Unterlagen auf Vollstaendigkeit und Korrektheit innerhalb von 24 Stunden, zweitens die Antragsstellung bei der Bundesagentur fuer Arbeit in Ihrem Namen, drittens das Status-Tracking bis zur Genehmigung.
Der Service kostet ab 90 € inkl. MwSt. pro Antrag. PAKA hat sich auf die Besonderheiten der verschiedenen Einwanderungsverfahren spezialisiert und kennt die haeufigsten Fehlerquellen, die zu Verzoegerungen fuehren.
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